Conociendo Hootsuite: Manual básico de uso para Gestión Social Media

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Las redes sociales son un escaparate para cualquier marca o empresa. Si una empresa no tiene presencia en ellas parece que está totalmente fuera de onda, por ello, para muchas empresas y marcas es casi una obligación tener creados perfiles en distintas redes sociales. El poder gestionar todos estos perfiles con el uso de Hootsuite es una facilidad que no hay que dejar pasar. En este artículo despiezaremos la herramienta de social media Hootsuite para resolver todas las dudas que se te puedan haber podido presentar.

¿Qué es Hootsuite y para qué sirve?

Hootsuite es una herramienta creada en 2008, pero la popularización de su uso es relativamente reciente, se puede decir que su auge está vinculado al que han experimentado las redes sociales y a la necesidad que surge en las empresas de contar con perfiles actualizados y difundir contenidos. Encontramos que Hootsuite tiene versión web y también encontramos Hootsuite app tanto para iPhone, iPad o app Android.

Hootsuite es una herramienta gestora de redes sociales que facilita la coordinación y gestión de distintos perfiles de redes sociales, permite trabajar de forma individual o grupal usando la misma cuenta por distintas personas. Esta herramienta es muy usada por Community Managers que se valen de ella para para desarrollar su trabajo, gestionando múltiples clientes y distintas cuentas de redes sociales.

Las ventajas que podemos extraer del uso de Hootsuite:

➨ Desarrollar labores generales de comunicación, usando las redes sociales como canales de comunicación que sirvan para difundir contenidos de las empresas y para gestionar las marcas y sus estrategias de branding.

➨ Escucha activa de conversaciones sobre la empresa, pudiendo así, interactuar directamente con los usuarios solventando dudas o aclarando malos entendidos que puedan afectar a la reputación de la empresa.

➨ Conseguir engagement con el público objetivo. Esto hace referencia a la creación de un vínculo emocional entre el usuario y la marca, ganando su fidelidad y generando sentimientos positivos.

➨ Herramienta de atención al público. Monitorizando con Hootsuite las interacciones de los usuarios, permite prestar una atención al público directa e instantánea.

➨ Compatible con las redes sociales más utilizadas como Facebook, LinkedIn o Twitter. Al abarcar los perfiles de redes sociales que se usan mayoritariamente, asegura cobertura total en la gestión de la estrategia de social media.

➨ Ahorro de tiempo. Con la programación de todas estas publicaciones con antelación se consigue un ahorro de tiempo importante y, sobre todo, el poder dejarlas preparadas pendientes de publicación y no estar pensando en actualizar los perfiles uno por uno.

Tipos de planes de Hoostsuite

El primer paso para comenzar a usar Hootsuite es elegir el tipo de plan que necesitamos. Como en la mayoría de herramientas de este tipo, ofertan varios tipos de planes: Gratis, Pro, Business y Enterprise. Pudiendo, de este modo, adaptar el tipo de plataforma de gestión a las necesidades de cada usuario o de la compañía en su totalidad.

Hootsuite Gratis: la base fundamental de este programa para gestionar las redes sociales es la programación de mensajes en los diferentes perfiles de social media. Este plan de Hootsuite permite hacer la programación desde 3 perfiles sociales y obtener informes básicos en los que se permite ver de un modo visual el modo en el que se impacta a los seguidores en las distintas redes sociales.

Hootsuite Pro: pone el foco en las pequeñas empresas para que éstas aumenten el alcance y el reconocimiento de la marca con sus interacciones en redes sociales. Tienen la opción de buscar contenido recomendado acorde con los contenidos de la empresa y ahorrar ese tiempo de búsqueda. Los análisis de Hootsuite Pro en los que se pueden ver cómo van las estrategias e impactos, se pueden compartir. El precio de esta versión es de 10.99 euros al mes, aceptando el plan anual se ofrece un ahorro de un 30%, por lo que el precio sería sobre unos 95.88 euros. Si se desean más funcionalidades se pagan a parte, como puede ser incluir un usuario más de los que se ofrecen o más cantidad de redes sociales para gestionar. La clave es poder adaptar la plataforma Hootsuite a las necesidades específicas de cada uno.  Además de las funcionalidades anteriormente descritas, en el plan de Hootsuite Pro se permite gestionar hasta un máximo de 100 perfiles sociales.

Hootsuite Business: es el plan ideal para pequeñas compañías o agencias que necesitan gestionar un número ya considerable de perfiles en redes sociales. Pueden tener acceso hasta 5 miembros a la plataforma. Cuenta con un servicio de soporte prioritario los 365 días del año para poder ofrecer soluciones a cualquier posible incidencia que surja. Y una línea directa para solucionar dudas sobre configuración o formación. De este plan no informan sobre el coste, en la página de Hootsuite remiten directamente al equipo de ventas.

Hootsuite Enterprise: este plan de Hootsuite es muy parecido al Business, ambos son para compañías o empresas, además de incluir las características del plan de Hootsuite Business, este plan sería el usado para las compañías más grandes y complejas o para agencias grandes. Éstas utilizan multitud de equipos informáticos en distintos departamentos e incluso cuentan con sedes dispersas geográficamente. Es el nivel más alto, por lo que las características que incluyen se diferencian bastante del plan más básico, por ejemplo, el número de redes sociales aquí es ilimitado, al igual que los informes. Como en el plan anterior, el plan Hootsuite Enterprise se contrata con el equipo de ventas, por lo que no constan precios.

Planes Hootsuite

Creación y configuración de cuenta en Hootsuite

Al entrar en www.hootsuite.com y registrarse, en la siguiente pantalla nos dan la opción de sincronizar las cuentas de las distintas redes sociales que se tengan y pedirán los permisos para poder acceder a ellas. Twitter, sólo pide los permisos de autorización, Facebook funciona igual, pero, además de sincronizar la cuenta titular, también se puede hacer con los grupos de los que se forme parte. Se integran las diferentes redes sociales donde se tenga perfil en un dashboard o panel de control y se pueden visualizar todas a la vez y clasificarlas en distintas pestañas.

red

También se pueden establecer equipos de trabajo, de modo que se crea una comunidad y así se pueden repartir y delegar las tareas desde el mismo panel de control. Esta integración permite trabajar en equipo y colaborar con ellos para llegar a cumplir los objetivos de social media de un modo conjunto. El plan de Hootsuite gratuito no ofrece esta opción, en Pro hay hasta 10 miembros y en Enterprise, como en casi todo, el número es ilimitado.

Creación de pestañas y columnas

Empezamos a conocer los iconos y las secciones en las que se divide el dashboard de Hootsuite situadas en la parte izquierda del mismo. La primera sección que encontramos es la de columnas, donde también tienen protagonismo las pestañas.

dashboard Hootsuite

Tanto las pestañas como las columnas permiten tener organizada y clasificada la información en las redes sociales. Creando pestañas podemos organizarnos en función del criterio que queramos. Lo normal es que cada pestaña sea una empresa o una red social, para tener una mejor perspectiva visual. Se pueden tener un total de 20 pestañas y, dentro de cada una de ellas, el número máximo de columnas es 10.

Dentro de cada pestaña se crean las columnas. La creación de columnas de búsqueda en el dashboard permite monitorizar actividades según lo que se quiera visualizar. Simplemente se debe pulsar en la parte superior izquierda en “+ Añadir columna” para escoger la red social, el perfil desde el cual queremos configurar la columna y los criterios que queremos que tenga cada columna. Las opciones para poder personalizar cada columna dependen de la red social con la que estemos trabajando.

columna Hootsuite

Podemos incluir una de las publicaciones hechas, según geobúsqueda, columnas de debate de LinkedIn, filtros de idiomas, las menciones de Twitter, los mensajes programados o etiquetas o palabras clave que nos interesen, de modo que cada vez que esa palabra se use, figurará la publicación en la columna que hemos creado. Esto último es muy útil para una empresa que quiere conocer qué se dice de ella, controlando esa palabra clave, podrá interactuar para evitar una crisis de reputación online, por ejemplo.

En las columnas se puede determinar la frecuencia de actualización en cualquier momento abriendo un desplegable situado justo al lado de “+ Añadir columna”. Ahí se puede escoger la frecuencia temporal de la actualización para poder ver casi instantáneamente que está ocurriendo en las redes sociales. También se puede personalizar el formato de las mismas, eligiendo en la esquina superior derecha del social media dashboard entre las opciones de vistas de columna compacta, estándar o ampliada.

Programación de contenidos en Hootsuite

En la parte superior izquierda encontramos la ventana de redacción donde se puede escribir el mensaje que se publicará. Se escoge el perfil desde donde queremos hacer la publicación, se escribe el mensaje. Si lleva URL o enlace se introduce en el acortador para que no ocupe tanto en redes sociales donde los caracteres escasean, que quede con una estética más cuidada y, además, generarán datos estadísticos que aportarán información valiosa. Se genera de modo automático, por defecto, un enlace ow.ly que nos permitirá conocer el número de clics, la procedencia de los mismos y demás aspectos para conocer el impacto que han generado los enlaces publicados.

Pinchando el símbolo de la rueda dentada (Avanzada) que está en el mismo acortador, se pueden modificar los parámetros para obtener otro tipo de enlaces acortados como el ht.ly, el cual, además de ofrecer el conocimiento de las mismas estadísticas que el tipo de enlace anterior, introduce la novedad de incluir una barra social una vez que se entra en el enlace para poder compartir y difundir de un modo más sencillo. En el plan Hootsuite Pro se cuenta con una opción para acortar URLs personalizadas, cosa que está genial para poder beneficiarse del reconocimiento de la marca.

ventana Hootsuite

Al lado del acortador de enlaces hay varios iconos. El primero de ellos es un clip, mediante el cual podemos insertar archivos multimedia en la publicación, ya sean imágenes o vídeos e, incluso, compartir los propios vídeos en las redes sociales desde la cuenta de Youtube.

En el icono del calendario podremos escoger el momento de lanzar los mensajes a las redes sociales. Para programar la salida del mensaje se puede optar por la opción automática, en la cual Hootsuite lo publica cuando considera que es el momento más oportuno, en el que va a tener más impacto. Siempre dentro de una franja horaria marcada por el usuario, de unos días a la semana estipulados, así como la cantidad diaria de mensajes. En caso de escoger la opción manual, se elige el día en el calendario y la hora para el lanzamiento. Existe la opción de que se envíe un email una vez que esté confirmada la publicación del mensaje o tweet. Es en esta misma pantalla donde nos ofrecen el uso del cargador de mensajes masivos o envío de mensajes por lotes (sólo a partir del plan de Hootsuite Pro).

Por mucho que una plataforma simplifique la gestión de las redes sociales, esta actividad requiere su tiempo, por lo que se puede utilizar la programación de mensajes por lotes para mejorar el rendimiento y ahorrar tiempo. Con la programación de mensajes por lotes en vez de escribir una a una cada publicación, se puede subir un archivo .csv en el que se incluyan la fecha y hora, el mensaje y la URL (si es que el mensaje llega). De este modo, se puede ahorrar tiempo a la hora de subir a la plataforma todas las publicaciones de una vez, pero también hay que tener en cuenta que hay que crear el archivo .csv previamente. El número máximo que este cargador de mensajes masivo acepta es de 350 publicaciones, y una de las pegas que tiene es que no acepta imágenes. En el plan Enterprise es ilimitado.

Para publicar un mensaje no hace falta hacerlo de forma individual en cada uno de los perfiles, se pueden seleccionar los perfiles de aquellas redes en las que nos interesa publicar. Eso sí, se deben tener en cuenta las restricciones y características propias que presentan cada una. Por ejemplo, en Twitter sólo hay 140 caracteres y en LinkedIn no se usan hashtag (#).

El siguiente icono es la flecha que indica la ubicación, los mensajes con geotag muestran la ubicación cuando se publica un mensaje. Para ello, es posible que se solicite autorización, por parte del navegador, para conocer la ubicación exacta.

Localización, este icono en forma de mundo, permite la segmentación de la publicación para poder escoger donde se publica el mensaje bajo un criterio geográfico.

El último icono es el del candado, el que se ocupa de las opciones de privacidad que se pueden aplicar a los perfiles de Facebook, Google + o LinkedIn, seleccionando, así, los grupos de gente que pueden ver el mensaje programado.

Editor de publicaciones en Hootsuite

En esta sección del dashboard de social media se incluyen distintas opciones, todas relativas a la publicación de mensajes:

➨ Programados: se puede ver todo el contenido que se tiene pendiente de publicación y todos sus detalles, también se pueden establecer cambios, editando el mensaje, cambiando la fecha o eliminándolo. En la parte superior derecha, se puede escoger el modo de visualización para poderse hacer una idea según formato lista, día, semana o mes. En caso de tener muchos perfiles y distantes redes sociales, con el fin de clarificar todo, se puede filtrar por perfil, de modo que sólo se muestre las publicaciones programadas de un determinado perfil.

Borradores: Permite redactar mensajes y dejarlos ahí guardados en espera para el momento que se crea oportuno su publicación.

Programados ya publicados: Se pueden visualizar los comentarios ya lanzados y publicados en el pasado. Se pueden escoger las mismas vistas para contemplar la programación.

Necesitan aprobación: en el caso de tener un equipo de trabajo, hay mensajes que necesitan que el administrador del grupo apruebe la publicación de esos determinados mensajes.
Aprobaciones caducadas: cuando uno de los mensajes anteriores no consigue la autorización del administrador se queda ahí para tener constancia de que un determinado mensaje no ha sido enviado.
Rechazados: se muestran los mensajes que han sido rechazados por el administrador para su publicación.

Fuentes de contenido: incluye sugerencias según los temas escogidos en la pestaña de ajustes, feeds RSS donde se escogen fuentes para abastecer la red social seleccionada difundiendo contenido determinando la frecuencia y carga de mensajes en lote que ya hemos explicado anteriormente.

editor Hootsuite

Analítica de Hootsuite

Según el plan Hootsuite que se tenga, se tendrá acceso a una determinada cantidad de informes u otra. Esto también influye para establecer el grado de información, teniendo el plan gratuito acceso a informes básicos y los restantes planes se van volviendo más completos ofreciendo más información.

Informes Hootsuite

Los informes sirven para conocer la efectividad de las estrategias de social media que se están llevando a cabo. Se consigue entender los gustos o preferencias de la audiencia y poder establecer directrices para conocer cómo atraerlos.

Hootsuite ofrece plantillas de informes y da la opción de descargarlos. Cada plantilla puede ser modificada según el rango de fecha y la cuenta para poder medir con más eficacia según lo que interese en cada momento. También se pueden personalizar estos informes según las necesidades de cada uno y recopilando datos personalizados de Twitter, Google Analytics, Facebook Insights y Ow.ly.

La opción que encontramos de añadir etiquetas sirve para organizar los informes y poder encontrar antes un informe determinado. En la lista de “Todos los informes” seguirán apareciendo los informes que estén bajo etiquetas, simplemente es como una clasificación a parte.

Asignaciones de mensajes

Esta opción está solo disponible en los planes de Hootsuite Pro y Enterprise. Se trata de una función colaborativa dentro de un equipo, mediante la cual se pueden asignar mensajes en redes como Twitter, Facebook y Google + para que los puedan usar los diferentes miembros del equipo, esto posibilita que las respuestas sean más eficaces en todas las redes de la empresa. Se incluye asignación, reasignación, respuesta y resolución.

Contactos de los distintos perfiles

Desde este apartado se gestionan los contactos que se tienen como seguidores en las redes sociales, sólo se permite en las redes de Google + y Twitter. Escogiendo el perfil de la red social en cuestión, se puede visualizar a los seguidores, a los que se siguen, silenciarlos, meterlos en determinadas listas…

Directorio de apps

Se pueden agregar otras herramientas, como redes sociales adicionales (Tumblr o Youtube) o aplicaciones de descubrimiento de contenidos como TrendSpottr que ayuden a potenciar las actividades en las redes sociales. También hay aplicaciones que permiten conocer perfectamente a la audiencia de social media como Riffle o SocialBro que localizan a los seguidores más influencers que se tienen.

apps Hootsuite

Seleccionando las herramientas que se desean añadir en la pestaña de directorio de apps, se instalan y ya se pueden programar sus publicaciones en el perfil deseado. En el plan gratuito de Hootsuite se puede acceder a aplicaciones gratis y de pago, mientras que los dos planes restantes disponen de las apps Premium.

Configuraciones de Hootsuite

En la sección de configuraciones del dashboard de Hootsuite encontramos distintas opciones a mano izquierda para poder gestionar los ajustes de cuenta (perfil, autenticación, seguridad y facturación), determinar las preferencias, RSS/Atom para programar publicaciones periódicas en un perfil provenientes de una fuente externa, añadir URLs personalizadas si se usa el plan Pro o Enterprise, notificaciones del panel de control pudiendo seleccionar las alertas que estamos interesados en recibir y los criterios para establecer la programación automática de los que ya hablamos al tratar el tema de la descripción de la ventana de redacción.

Configuraciones Hootsuite

Herramientas ofertadas por la plataforma

Hacer click en esta sección nos redirecciona a una página web de Hootsuite donde se ofrece formación sobre la plataforma en Hootsuite University. La plataforma crea este programa para que la gente tenga acceso a una formación sobre cómo sacar el máximo partido a las redes sociales y, por tanto, a la plataforma en sí. En el plan de Hootsuite gratuito está disponible 2 días, en el plan Pro son 30 días y en el plan Entreprise es ilimitado. Incluye vídeo tutoriales, cuestionarios y exámenes. Tienen un examen de certificación de Hootsuite para los interesados en ser un profesional certificado de la plataforma.

Esta sección también tiene información sobre las aplicaciones móviles de Hootsuite, programas para socios comerciales y complementos y descargas como puede ser Hootlet. Esta extensión para Google Chrome permite compartir directamente contenido en todas las redes sociales que se quiera desde cualquier web con sólo un click. Se instala Hootlet en los marcadores del navegador, de modo que cuanto estemos navegando y encontremos contenido que queramos compartir se abre y se programa sin necesidad de tener abierta la plataforma.

Ayuda en Hootsuite

Encontramos formas de aclarar dudas que pueden surgir con el manejo de la plataforma Hootsuite, cuenta con un chat en vivo, centro de ayuda web que contiene múltiples artículos y temas populares para aclarar las posibles dudas, una sección de comentarios que incluye la recopilación de ideas para mejorar Hootsuite a partir del feedback de los usuarios y una “wise guide”, que se abre en una ventana emergente proponiendo temas en los que ayudarte.

Otro modo de resolución de incidencias es a través de las cuentas oficiales de Twitter, la verdad es que son bastante rápidos y resolutivos con las dudas. En su blog también encontrarás temas interesantes sobre marketing y sobre los usos de su plataforma.

Conclusión sobre hootsuite

Con este artículo hemos conseguido hacer que se entiendan las principales funciones de la interfaz de Hootsuite para poder identificar las secciones, a dónde hay que dirigirse para hacer determinadas acciones y saber programar la publicación de los mensajes que, al fin y al cabo, es el gran valor de Hootsuite.

Por ello y por todas las posibilidades que tiene esta herramienta tanto de gestión como de comprensión de los impactos sociales, Hootsuite es la mejor herramienta de gestión de redes sociales que existe y desde NeoAttack la recomendamos.

Y tú, ¿usas otra herramienta para gestionar tus redes sociales o crees que existe una mejor? ¡Te invitamos a dejarnos un comentario y compartilo con nosotros!

Imagen “redes sociales” de Shutterstock 

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