Qué son los autorespondedores y cómo utilizarlos en email marketing

3256 Views
Marketing
autorespondedores

Llegan ciertas épocas en el año o etapas en la evolución de tu proyecto online que has de hacer un pequeño parón o necesitas automatizar tareas para mejorar la productividad, y te encontrarás ante cuestiones que nos afectan a muchos.

¿Cómo mantener el contacto con los clientes y hacerles sentir que estás pendiente de ellos?, ¿cómo asegurar la continuidad de tus campañas de email marketing ante cualquier cambio inesperado en tu negocio?

Si tuviéramos que realizar todas y cada una de nuestras acciones de comunicación manualmente, terminaría por resultarnos imposible mantener a flote nuestra relación con los usuarios.

Aunque seas de esas personas que les gusta a hacer todo por sí mismas (yo también lo soy), piensa que estar pendiente al email en vacaciones o en ciertas fechas supone no poder desconectar. Por eso, lo mejor es tener todo previsto y automatizar todo lo que sea posible (en la medida de lo posible).

Si, al igual que yo, estás siguiendo una estrategia de email marketing o envías con regularidad newsletters, no barajes la posibilidad de perder el ritmo. Para esto tenemos los autoresponders o autorespondedores. ¡Una solución magnífica!

Es posible que hayas oído hablar de ellos pero que nunca te hayas animado a sacarles todo el potencial que tienen en email marketing.

“Utilizar autorespondedores es genial para establecer patrones de respuesta recurrentes que solucionen problemas comunes. Una herramienta eficiente y dinámica, además de automática.”

Cuando hablamos de autorespondedores, no te imagines un sistema automático que contesta siempre igual. De hecho, son un recurso muy utilizado por muchas empresas, no sólo en periodos de ausencia, sino también promocional (entre otros).

Porque no quiero que te quedes con la idea preconcebida que se tiene sobre éstos, y quiero ayudarte a que automatices y te vayas de vacaciones con la tranquilidad de saber que no estás abandonando tu proyecto a su suerte, en este guest post voy a darte buenos ejemplos de autoresponders para que entiendas toda su utilidad.

¡Evita que a tus suscriptores termine por invadirles la sensación de abandono y dale a los autorespondedores el uso que se merecen!

¿Qué son los autorespondedores y por qué son tan importantes en email marketing?

Contar con autorespondedores resulta, hoy en día, algo fundamental a la hora de trabajar el email marketing. Como te venía contando, se trata de una vía para establecer un contacto directo y continuo con suscriptores, clientes y posibles clientes.

Visto así, no es de extrañar que seamos tantos los que los veamos como una solución de automatización estupenda que, bien utilizados, hacen sentir bien a los usuarios.

Antes que nada, me gustaría dejarte una clara definición de su concepto y un resumen de motivos por los que tú también deberías utilizarlos, aunque ello te suponga una inversión en tiempo y dinero, ya que no todas las herramientas de email marketing te ofrecen este servicio de manera gratuita.

¡Vamos a verlo!

¿Qué es un autoresponder o autorespondedor?

“El Autoresponder o Autorespondedor es una potente herramienta de comunicación digital encargada de automatizar el envío de correos electrónicos a una base de datos determinada.”

El factor clave de esta herramienta es que la puedes configurar para que aporte diferentes tipos de respuestas, de manera que se ajuste a tus necesidades.

“Desde la perspectiva del marketing digital, podríamos definir el Autorespondedor como una forma de dar respuesta a situaciones, acciones, cambios y etapas por las que pasa un cliente o proyecto.”

Es, en definitiva, una utilidad que sirve para que la gestión de las mismas sea automática, sistemática y recurrente, lo que nos ahorra tiempo y esfuerzo.

autorespondedores

10 Razones por las que enviar autorespondedores

Más allá de lo que te comentaba sobre su utilidad en los períodos de vacaciones, los autorespondedores suponen una herramienta realmente poderosa a la hora de gestionar los mensajes automáticos que envías por correo a tus suscriptores y clientes porque:

➨ Suponen un mejor servicio de atención al cliente: En la medida en que tus usuarios reciben información de calidad y actualizada. Los autorespondedores generan la sensación de que te preocupas por tus clientes, lo que evita la desazón que produce que perciban una falta de atención por tu parte.

➨ Incrementan tu alcance como marca: Gracias a una mayor interacción positiva con tu cliente, conseguirás que éste corra la voz si integras en tus autorespondedores botones de redes sociales y otras llamadas a la acción.

➨ Envían un mensaje cercano: Más allá de que el cliente perciba tu cercanía, los autorespondedores te permiten trasladar una imagen más próxima. La sensación de que estás ahí de forma regular es un activo enormemente valioso en Internet.

➨ Crean nuevos escenarios de conversión: Generan interacciones que, de otro modo, no existirían. Gracias a ellas, lograrás cerrar ventas y acuerdos que solo podrían producirse en ese contacto.

➨ Fidelizan a clientes antiguos: Al integrar los autorespondedores en tu estrategia de email marketing, podrás generar notificaciones específicas para clientes recurrentes, lo cual refuerza tus lazos con ellos.

➨ Vuelven tu proyecto más seguro: Recibir un correo de confirmación de compra ante un correo de consulta o para recordar que estás trabajando para solucionar un problema de tu cliente, traslada un mensaje de tranquilidad.

➨ Son más eficientes: Gracias a los autorespondedores, podrás ahorrar grandes cantidades de tiempo. Esto, en líneas generales, supondrá mayores beneficios para ti y para tu proyecto.

➨ Mínima inversión: Podría parecer irrelevante pero, hoy en día, es posible configurar autorespondedores efectivos tan sólo con un poco de planificación y una buena herramienta de email marketing.

➨ Te permiten centrarte en lo importante: Evita las distracciones de contestar a cada cliente según sus pedidos o el estado de éstos, etc. Los sistemas automatizados se encargan de ello por ti, mientras tú te esfuerzas por lograr otros resultados.

➨ Son seguros: Como cualquier sistema de automatización profesional, los autorespondedores son muy fiables una vez se han configurado correctamente.

¿Cómo sacar el máximo provecho a tus campañas enviando autorespondedores?

Si quieres utilizar con éxito los autorespondedores en tus campañas de email marketing, es fundamental que tengas en cuenta que existen diferentes formas de hacerlo.

Los mismos deberán contener un tipo de información y contenido de atracción en función de la etapa en la que se encuentre tu campaña y el objetivo que te propongas alcanzar.

Como ya sabrás, existen muchas herramientas de email marketing que te permiten configurar tus autorespondedores, que van desde alternativas gratuitas a sistemas con suscripción de pago.

Por ejemplo, yo utilizando Mailrelay de forma gratuita puedo realizar este tipo de envíos, mientras que otras funcionalidades más avanzadas están solo disponible para las cuentas de pago.

Gracias a su buen servicio de atención al cliente y toda la información que nos facilitan en su blog, me he hecho mi propio listado de tipos de autoresponders que, según el caso, pueden hacerme falta.

A continuación comparto contigo este listado según la etapa en la que puedas encontrarte en tu estrategia de email marketing:

Etapa estratégica inicial

Desde mi punto de vista, recién contactes por email con un suscriptor por primera vez, no debes prescindir del envío de un autorespondedor. Aquí, hay dos tipos de autoresponders indispensables:

  • El autorespondedor de bienvenida: Para dar las gracias tras la suscripción.
  • El autorespondedor de acción requerida: Para verificar la suscripción, cerrar el proceso tras una primera compra realizada o la descarga de algún contenido de bienvenida.

Por ejemplo, tras la suscripción a una newsletter, el autorespondedor de bienvenida es aquel que agradece la confianza a cambio de la descarga de un contenido de regalo o gratuito.

El concepto de intercambio es muy efectivo a la hora de captar suscriptores para tu base de datos, ya que si aportas un contenido de valor para el perfil de tu cliente ideal, tendrás más probabilidades de conseguir suscripciones de calidad.

autorespondedor

Como es lógico, lo que ofrezcas deberá depender del sector al que te dediques. Podrías considerar un vale o código de descuento, un libro electrónico o algún contenido exclusivo, como guías específicas.

En todo caso, el autorespondedor deberá remitir dicho contenido de forma automática al suscriptor, de manera que la recompensa esté garantizada.

Además de esto, si no quieres volcar suscripciones erróneas en tu base de datos, es interesante que integres el típico email automático que requiere la verificación del correo electrónico.

Etapa de lanzamiento

En el caso de que quieras lanzar un nuevo producto o servicio, es positivo que te plantees enviar no solo un correo, sino varios.

En esta etapa podrás comentar las características del mismo, destacando aquellos apartados que más te interesa dar a conocer a tu cliente. Para ello, te recomiendo:

  • El autorespondedor de lanzamiento de producto o servicio: Para informar de tus novedades comerciales tanto a nuevos como antiguos suscriptores (clientes o no).
  • El autorespondedor de contenido educativo: Para ir mostrando al suscriptor diferentes ventajas de tus productos o servicios, así como su funcionamiento, de manera que termine por convertirse en cliente.

autorespondedor

La etapa de lanzamiento es un buen momento para que entres en detalle y generes el interés necesario para fomentar la venta, tanto de potenciales clientes como de los actuales.

Etapa vacacional o evento

Para los pequeños detalles, como determinadas fechas, eventos, o etapas vacacionales, la función del autorespondedor es mucho más personal, ya que persigue hacer sentir al suscriptor o cliente que estás pendiente de él en todo momento. Algunos ejemplos:

  •  El autorespondedor por cumpleaños o aniversario: Para felicitar a tu suscriptor en el día de su cumpleaños (si tienes ese dato) o comunicarle algún evento importante en la fecha del aniversario de tu negocio.
  • El autorespondedor por rebajas o descuentos: Para ofrecer rebajas y descuentos exclusivos en determinadas fechas del año. Acompañado de aniversario o no, es ideal para tener contentos a tus clientes.
  • El autorespondedor por descanso o vacaciones: Para avisar por ausencia o interrupción en la actividad de tu negocio. Éste es el primer uso que se nos suele venir a la mente cuando pensamos en autorespondedores, sin embargo tan sólo es uno de muchos.

Aunque todo esto te pueda resultar un esfuerzo de marketing excesivo, ten en cuenta que realizar promociones o descuentos en tu campaña de correos, así como comunicar bien los períodos de descanso, es una forma de mantener un contacto fluido con tus usuarios, con lo que fortaleces las relaciones.

autorespondedores

Etapa postventa

Pensando en aquellos que ya han sido clientes, puedes intentar establecer nuevos acuerdos comerciales o fidelizar a los clientes a través de un correo específico (ya sabes, es mucho menor el esfuerzo de fidelizar a un cliente que el de captar a un nuevo).

Pero no solo esto. También puedes plantear una campaña con descuentos agresivos o condiciones de compra especiales para quienes han dejado de comprar. De esta manera, puedes generar diferentes tipos de autorespondedor:

  • El autorespondedor de recuerdo o servicio postventa: Para las dos acciones comentadas, tanto para ofrecer servicio postventa por una compra reciente como para atraer a clientes antiguos.
  • El autorespondedor por inactividad: Para despertar el interés de aquellos suscriptores que dejaron de ser clientes, o para hacer limpieza en tu base de datos de aquellos correos que ya no se encuentran activos.

Conclusión

Configurados y planificados a tiempo, el uso de los autorespondedores en email marketing es más que necesario. Sin embargo, a la hora de configurarlos debes asegurarte de no cometer errores, elegir bien los tiempos y el tipo de etapa en la que enviarás cada newsletter.

Piensa que utilizar autoresponders no significa enviar mensajes monótonos y sin sentido.  Existen diferentes tipos según las necesidades de cada proyecto, por lo que para obtener buenos resultados en términos de interacciones y captación de nuevos clientes, hay que seguir una estrategia de contenidos planificada y oportuna.

Te recomiendo que preestablezcas diferentes escenarios que podrían darse en tu negocio y, con ello, predefinas diferentes autorespondedores para tus próximas campañas a 3-6 meses vista.

Teniendo en cuenta los diferentes aspectos que hemos visto en este artículo, sería una pena que no sacaras todo el potencial que puede llegar a tener un autoresponder en tu estrategia de email marketing, ¿no te parece?

Imagen de portada de email marketing de shutterstock

  • Home /
  • Marketing /
  • Qué son los autorespondedores y cómo utilizarlos en email marketing