¿No sabes lo que es el onboarding? Creo que estamos de acuerdo que cuando llega un nuevo compañero en su primer día de trabajo, llega nervioso y confuso a la empresa. Le surgen muchas dudas como por ejemplo a quién tengo que preguntar, con quién voy a trabajar, cuáles son las tareas que tengo que realizar, a dónde voy…
A todas estas cuestiones debemos responderle si queremos que el trabajador se lleve muy buena impresión de la empresa desde el inicio, ya que esto permite obtener mayor productividad, mayor retención del talento, y se evita que quiera marcharse en los primeros meses.
¡No queremos que se vaya el primer día!
Pero… ¿Qué es el onboarding en una empresa?
El onboarding se encarga de facilitar las incorporaciones de los nuevos trabajadores para que estén satisfechos en la empresa.
Cuando un empleado se une a una empresa, los primeros días y semanas son fundamentales para establecer las bases de su relación con la organización. Aquí es donde entra en juego el onboarding, un proceso diseñado para integrar al nuevo talento, no solo desde el punto de vista operativo, sino también en términos de cultura empresarial, valores y objetivos.
El onboarding es mucho más que un trámite administrativo o una mera introducción al puesto de trabajo. Es una oportunidad para garantizar que el nuevo empleado se sienta parte del equipo desde el primer día, lo que puede tener un impacto directo en su rendimiento, compromiso y permanencia en la empresa.
En cuanto a su duración, puede ser de 1 día, 1 mes, 3 meses, 6 meses o incluso hasta un año. El onboarding no es un proceso que finaliza después de la primera semana de trabajo. De hecho, cuanto más prolongado sea el proceso, más efectiva será la integración del nuevo empleado.
Un buen onboarding puede durar entre tres y seis meses, dependiendo del rol y la complejidad de la empresa. En algunas compañías, el proceso puede extenderse incluso hasta el primer año. La duración dependerá del tipo de gestión de la empresa.
Durante este tiempo, es fundamental que el empleado reciba retroalimentación constante y que exista una comunicación abierta con su supervisor y compañeros de equipo. La idea es que, al finalizar el onboarding, el empleado no solo sea plenamente productivo, sino que también esté comprometido con los objetivos de la empresa y tenga una visión clara de su desarrollo futuro dentro de la organización.
Desafíos más comunes en un onboarding
Estos son algunos de los desafíos más comunes a los que se enfrenta el onboarding:
- Falta de planificación: Un proceso de onboarding improvisado puede generar confusión y ansiedad en los nuevos empleados, lo que afecta su rendimiento inicial. Dedicar tiempo a planificar el onboarding de la próxima incorporación podrá ahorrarte muchos dolores de cabeza.
- Sobrecarga de información: En algunos casos, los empleados pueden recibir demasiada información en muy poco tiempo, lo que puede ser abrumador y dificultar la absorción de conocimientos. Piensa que quizás lleves años en la empresa, y no debes transmitir todo lo que sabes en un solo día. This is too much!
- Desconexión cultural: Si el onboarding se centra demasiado en el aspecto técnico y descuida la integración cultural, los nuevos empleados pueden sentirse desalineados con los valores y comportamientos de la empresa. Estar integrado en
Fases del onboarding
El proceso de onboarding puede dividirse en varias fases, cada una de las cuales juega un papel clave en la adaptación y satisfacción del nuevo empleado. Aunque el enfoque y la duración pueden variar según la empresa y el puesto, en general, podemos identificar las siguientes etapas:
- Pre – onboarding. Antes de que el empleado comience oficialmente su trabajo, el pre-onboarding es la etapa en la que la empresa establece las bases para una integración suave. Incluye la preparación del equipo, la creación de credenciales de acceso, la configuración de las herramientas de trabajo y el envío de información clave sobre la empresa y el equipo. También es un buen momento para transmitir expectativas iniciales y asegurarse de que el nuevo empleado se sienta bienvenido antes de su primer día.
- 1º día: El primer día de trabajo es uno de los momentos más importantes en el onboarding. Una buena práctica es planificar un recibimiento cálido, con una introducción a los compañeros de equipo, un recorrido por las instalaciones (si es un entorno presencial) y una reunión con el supervisor o mentor asignado. En esta etapa, es clave que el nuevo empleado tenga una comprensión clara de lo que se espera de él a corto y largo plazo.
- Primeros meses. Después de las primeras semanas, el onboarding no termina. El seguimiento continuo es esencial para garantizar que el nuevo empleado se sienta respaldado y tenga las herramientas necesarias para tener éxito. En esta fase, se suelen programar reuniones de retroalimentación para evaluar el progreso y ajustar las expectativas si es necesario. También es una etapa clave para reforzar la integración del empleado en la cultura y valores de la empresa.
- Seguimiento y cierre: Aunque el onboarding puede durar hasta seis meses o más, hay un momento en que se considera formalmente completo. Este cierre implica una evaluación tanto del empleado como del equipo de recursos humanos, donde se revisan los objetivos alcanzados y se asegura que el empleado esté completamente integrado y satisfecho en su rol.
¿Cómo medir el éxito del onboarding?
Medir el éxito del onboarding es crucial para identificar áreas de mejora. Algunos de los indicadores clave de rendimiento (KPIs) que se pueden utilizar incluyen:
- Retención a corto y largo plazo: Medir la tasa de retención de los empleados que han pasado por el proceso de onboarding es una de las métricas más claras de éxito.
- Tiempo hasta la productividad: Se refiere al tiempo que tarda el nuevo empleado en estar completamente operativo y en desempeñar sus funciones sin necesidad de supervisión constante.
- Satisfacción del empleado: Realizar encuestas de satisfacción después del onboarding puede ofrecer información valiosa sobre qué tan bien se sintió el empleado acogido y preparado para su rol.
- Participación en la cultura empresarial: El grado de integración del empleado en la cultura y valores de la empresa es otro indicador clave. Se puede evaluar a través de observaciones y entrevistas periódicas.
Ventajas de un buen onboarding. EMPRESA:
Debemos distinguir entre la visión de la empresa, y la visión del empleado, aunque puede que coincidan en algunos puntos.
Un proceso de onboarding bien ejecutado puede tener una serie de beneficios significativos para la empresa, entre los cuales se destacan:
- 1. DISMINUIR LA ROTACIÓN. Si evitas que se vayan trabajadores con gran cualificación profesional, podrás tener a los mejores en cada área de la empresa y disminuir tu tasa de rotación, ya que los empleados se sienten más valorados y comprometidos.
- 2. AUMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD. Si los nuevos empleados se sienten integrados, tienen claros sus objetivos, y la filosofía de la empresa, serán productivos más rápidamente. Hasta un 54% más de productividad puede lograr la empresa con los nuevos empleados.
- 3. EMPLOYER BRANDING: El empleado se lleva una buena impresión de la empresa, mejora el sentido de pertenencia.
- 4. REDUCCIÓN DE COSTES. El hecho de que los trabajadores se vayan en los primeros meses supone un gran coste económico para la empresa, porque tiene que volver a contratar a otro trabajador e invertir tiempo en el proceso, además del tiempo de formación.
Ventajas de un buen onboarding. TRABAJADOR:
Desde la visión del trabajador, las ventajas no son muy diferentes:
- 5. BIENESTAR LABORAL. Se sienten parte de la empresa.
- 6. MEJORA LA COMUNICACIÓN INTERNA. Están mejor informados sobre sus tareas y el funcionamiento de la empresa.
- 7. MEJORA EL CLIMA LABORAL. Tienen una mayor motivación para demostrar su valor y esto mejora el clima laboral.
- 8. MEJORA LA FIDELIZACIÓN. El empleado querrá quedarse en tu empresa.
Herramientas y recursos para un onboarding efectivo
Hoy en día, muchas empresas han incorporado tecnología para optimizar su proceso de onboarding. A continuación, algunas de las herramientas y recursos más útiles:
- 1. Plataformas de gestión de onboarding
Existen softwares específicos para gestionar el proceso de onboarding, como BambooHR, WorkBright y Talmundo. Estas plataformas permiten automatizar tareas como la firma de documentos, la asignación de cursos de formación y el seguimiento del progreso del nuevo empleado. - 2. Formación online
Ofrecer cursos de formación en línea es una excelente manera de capacitar a los nuevos empleados en habilidades clave sin necesidad de depender de recursos presenciales. Plataformas como Coursera, Udemy o incluso sistemas de gestión de aprendizaje internos son útiles para este propósito. - 3. Encuestas de retroalimentación
Para asegurarse de que el proceso de onboarding esté cumpliendo sus objetivos, es importante recopilar feedback del empleado en cada etapa. Esto se puede hacer mediante encuestas anónimas o reuniones uno a uno con los responsables de recursos humanos. - 4. Mentores o buddies
Asignar a un mentor o “buddy” al nuevo empleado es una excelente práctica para facilitar su adaptación. Este compañero puede guiarlo en los aspectos culturales y operativos de la empresa, ayudando a resolver dudas de manera rápida y eficiente.
Importancia del onboarding
Grábate esto: El onboarding es mucho más que la bienvenida del trabajador.
El onboarding tiene un papel esencial en la retención de talento. Según estudios, un proceso de integración sólido puede aumentar la retención de empleados hasta en un 82% y mejorar la productividad en un 70%. En cambio, la falta de un onboarding adecuado puede derivar en altas tasas de rotación y en empleados desmotivados o desalineados con los objetivos de la empresa.
Una mala experiencia de onboarding puede provocar que los empleados se sientan desconectados o inseguros acerca de su elección laboral, lo que puede reflejarse en su rendimiento y, en casos extremos, en una salida temprana de la compañía. Además, el coste asociado a la rotación de personal es elevado, por lo que es esencial que las empresas se esfuercen por construir una experiencia de bienvenida sólida y consistente.
Más allá de las ventajas mencionadas, el onboarding tiene una clara incidencia en la retención de los empleados y, por tanto, en el coste de sustitución.
- El 22% de los trabajadores abandonan su nuevo empleo en los primeros 45 días → y un buen onboarding podría reducir este %.
- Está demostrado que el 90% de los trabajadores deciden irse o no de la empresa en sus primeros seis meses.
Por lo tanto, es necesario que desde el primer momento, en el que la empresa toma contacto con el posible trabajador, le haga sentir cómodo y le dé un trato excelente para que se lleve una buena impresión.
Si los trabajadores se van en los primeros meses de la empresa, se genera un coste económico muy importante que hay que evitar en la medida de lo posible.
Si un empleado decide irse en los primeros 6 meses, puede deberse a uno de estos dos motivos:
- Un fallo en el proceso de selección del personal ó
- Un mal plan de onboarding, en este caso el trabajador no entiende bien la cultura de la empresa y no sabe hacer bien su trabajo.
Un buen onboarding contribuye a una experiencia positiva, que puede tener efectos duraderos. Si el proceso es fluido, acogedor y bien estructurado, el empleado probablemente tendrá una impresión favorable de la empresa. Por el contrario, si es desorganizado o poco útil, puede generar frustración y dudas, lo que afectará su percepción de la organización.
Algunas empresas conocidas por su buen onboarding son Google, Facebook y Zappos.
El onboarding es mucho más que una simple bienvenida, va más allá de simplemente presentar un nuevo empleado a su entorno laboral. Es una oportunidad estratégica para alinear a los nuevos empleados con la visión y objetivos de la empresa, garantizar su productividad y mejorar la retención de talento.
Un buen proceso de onboarding no solo beneficia al nuevo empleado, sino que también tiene un impacto positivo a largo plazo en la empresa, reforzando su cultura y aumentando su competitividad en el mercado laboral.
Las empresas que logran implementar un proceso de onboarding eficaz, que vaya más allá de lo operativo y que se enfoque en la integración cultural, tienen una ventaja significativa a la hora de retener a los mejores talentos y crear un ambiente laboral productivo y motivador.
