Configura una campaña de email marketing efectiva

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Mucho se ha escrito sobre el email marketing y lo importante que es para el devenir del negocio, pero ¿Cómo hacer una campaña de email marketing efectiva? Vamos a tratar los puntos y, sobre todo, los tiempos a tener en cuenta para conseguirlo. Para ello lo haremos desde cero, identificando todos y cada uno de los aspectos que intervienen en las estrategias de email marketing y conseguir así sacarle el máximo partido a la base de datos que se maneja.

Términos relevantes de una campaña de email marketing

Para no perdernos ningún detalle vamos a comenzar con una recopilación de los conceptos que más se usan en una campaña de email marketing. En ocasiones, estos términos pueden llevarnos a confusión y siempre es mejor evitar construir la casa por el tejado y saber a qué nos referimos en cada momento.

Email marketing: el email marketing es un modo de comunicación que se establece entre la empresa o marca y sus seguidores a través del envío de correos electrónicos. Si se le sabe sacar partido, es una estrategia que conlleva muchos beneficios que abarcan desde la captación de clientes hasta la fidelización de los mismos pasando por el incremento de las ventas.

Newsletter: Es la comunicación que se envía en la campaña de email marketing. Es el boletín de noticias o novedades al que se suscriben los seguidores y que reciben de modo periódico. Las temáticas de estos emails pueden variar dependiendo de la naturaleza de la empresa y de los objetivos que tenga pero, generalmente, son de carácter corporativo y comercial.

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Permission email marketing. Las estrategias de email marketing han de impactar en destinatarios que han expresado su permiso o aceptación para recibir la newsletter de la empresa. El Permission email marketing hace referencia al hecho de que ya existe un interés por parte de la persona y da su consentimiento para ser receptor de las comunicaciones. Aunque no siempre se hace, lo ideal es que el interesado se inscriba en la web para recibir el formulario pero que también reciba un email de activación de la newsletter. Si no sería muy fácil engrosar las bases de datos.

Herramientas de email marketing. Hacen referencia al software de email marketing que se utiliza en las campañas. Son herramientas esenciales para que se produzca el correcto envío masivo de las comunicaciones. Tienen muchas prestaciones y permiten extraer datos para analizar el comportamiento de los integrantes de la base de datos del email marketing.

Correo masivo: Las bases de datos de las empresas pueden llegar a tener unos números de vértigo, por lo que los envíos de la newsletter no pueden hacerse con cuentas de correo electrónico convencionales. Los envíos de correo se realizan de forma masiva, es por este motivo por el que las campañas de email marketing se sirven de herramientas o software para poder hacer estos envíos de correo masivo.

Spam: Uno de los peligros del email marketing es ser considerados spam. Cuando catalogan a un remitente dentro del apartado spam, las comunicaciones no serán leídas y, por lo tanto, no se conseguirá el impacto que se busca. Están establecidos determinados filtros y robots que catalogan los emails como spam y que no llegan a ser recibidos. El uso de herramientas de email marketing con buena reputación minimiza el ser catalogado como spam al no contar con una dirección IP o dominio que resulten dudosos.

Base de datos: todos los suscriptores de una newsletter pasan a formar parte de la base de datos de una empresa o marca. Lo ideal es que cada negocio conforme su propia base de datos para asegurarse que las direcciones de email con las que cuentan pertenecen a personas que verdaderamente están interesadas en el tema de la empresa. Las bases de datos se pueden segmentar en distintas listas de correo que obedezcan a determinados criterios. Esto se hace porque puede que unas publicaciones vayan más orientadas hacia determinadas cosas que otras.

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Engagement: Uno de los objetivos de la campaña de email marketing es establecer un tipo de vínculo con los seguidores. El engagement se logra a través de emails que generen confianza y seguridad a los destinatarios. Se consigue así transmitir una imagen muy positiva y de un profesional del sector. Este vínculo que se consigue con la campaña de email marketing contribuye mucho a la fidelización de clientes.

Autorespondedor: Dentro de las herramientas de email marketing, existe la conocida opción del autorespondedor. Cuando se tiene activado, se envían respuestas automáticas a los seguidores que han enviado un email o que se han suscrito al boletín y reciben un mensaje de bienvenida. Hay un poco de controversia en cuanto a su uso ya que, aunque es personalizable, no deja de ser un robot. Es conveniente configurarlo adecuadamente con un estilo y tono amable para suplir el hecho de que sea enviado automáticamente.

RSS (Really Simple Syndication): es un formato XML mediante el cual se pueden compartir contenidos de las páginas webs. El objetivo es difundir contenidos actualizados de forma automática al ser publicados en un portal web. Los distintos software de email marketing suelen contar con esta opción para el envío de las newsletter.

Fases de una campaña de email marketing

Ahora que estamos familiarizados con algunos de los conceptos más usados en una estrategia de email marketing, vamos a comenzar a establecer los pasos y tiempos para lanzar una campaña eficaz.

Definición de objetivos con el email marketing

Como toda campaña que se precie, ésta también va a tener que estar marcada por unos objetivos que la guiarán. Las comunicaciones a través de email marketing van a ser distintas según lo que se establezca, puede que sólo te interese aumentar tu tráfico web o cerrar ventas. No tiene que haber un solo objetivo. Recuerda lo visto en el vocabulario de email marketing previo, una base de datos puede dividirse en distintas listas de correo según los objetivos definidos para cada una.

Captación de clientes y conformación de la base de datos

Para poder enviar emails de carácter comercial hay que contar con una base de datos, evidentemente. Para la captación de clientes se usan los formularios que están presentes en las páginas web. Lo ideal es conocer lo máximo posible al suscriptor para poder realizar una segmentación lo más completa posible y así poder impactarlo de modo efectivo. Sin embargo, si se utilizan formularios demasiado extensos, los suscriptores perderán el interés y no completarán el registro al complicarse tanto los pasos.

Otra forma de conocerlo es analizando los pocos datos que se tienen o sus hábitos para tener en mente a qué tipo de persona nos estamos dirigiendo, por eso se debe analizar de forma periódica la base de datos y conocer un poco el perfil del suscriptor para poder adecuar las comunicaciones y conseguir de este modo que les impacten de pleno.

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Determinación del contenido de la newsletter

En este paso de la estrategia de email marketing toca definir qué se va a enviar en las comunicaciones. Pueden orientarse hacia el envío de vídeos, un formato que triunfa mucho por su fácil modo de ser consumido, sólo incluir testimonios de clientes, noticias del sector y de la propia empresa, contenidos del blog corporativo o publicaciones sólo visuales con infografías sobre temas relacionados.

Para determinar el contenido que mejor se adapta al tipo de negocio que se tiene, lo mejor es ir probando que es lo que mejor funciona. Gracias a las estadísticas que se pueden extraer después de cada envío, veremos qué tiene más aceptación entre los suscriptores de la base de datos.

Sea lo que sea lo que decidas enviar, tienes que tener presente que hay que superar las expectativas que el suscriptor ha puesto en ese boletín de noticias. El contenido de la newsletter ha de generarle valor y resultarle de utilidad para conseguir mantener el interés que lo llevó a suscribirse a tu base de datos evitando así que solicite la baja de la newsletter. Esto es lo que hará que se genere la confianza necesaria para que surja el engagement que tanto deseamos.

El contenido es muy importante, pero también lo es el nombre que se ponga en ‘Asunto’, éste debe generar unas irresistibles ganas de abrir el email, es lo primero que verán de ti. Ojo con utilizar palabras de las incluidas en las listas de spam o de abusar de las mayúsculas. Deberás ir probando como enganchar a la gente para tener unas buenas tasas de apertura.

Determinación de la frecuencia de la newsletter

La periodicidad de las comunicaciones en una campaña de email marketing es un factor clave. ¿Qué sientes cuando eres bombardeado por una empresa? ¿Lees los emails? La mala programación de los envíos de una newsletter puede hacer que los suscriptores se den de baja de la base de datos al sentirse acosados. Y eso es lo que menos interesa.

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Esto también va a depender del objetivo que se haya fijado. De todos modos, lo importante es la calidad de la newsletter y si ésta va a flaquear por la frecuencia que se haya fijado, es mejor espaciarla dejando el envío masivo establecido como uno al mes, por ejemplo.

También hay que tener en cuenta ciertas fechas que pueden resultar de interés para el sector para enviar comunicaciones especiales como las Navidades o el Black Friday.

Elección de una herramienta de email marketing

Como ya hemos visto, la adopción de una herramienta de este tipo es indispensable para la gestión de una campaña de email marketing. Con su uso se facilitan todo tipo de cuestiones en el envío: tienen función de autorespondedor, estadísticas sobre el envío, traen plantillas para la newsletter, envíos de email marketing a través de RSS, realización de test A/B o gestión de la base de datos entre otras funciones que traen incorporadas.

Análisis de resultados de la campaña de email marketing

A través del análisis de los datos que nos proporcionan las herramientas de email marketing podemos extraer información muy valiosa que nos permitirá ajustar los contenidos de la newsletter y optimizar la efectividad de las campañas.

Puede que determinados contenidos no funcionen del modo que esperábamos o que la franja horaria de envío de correo masivo no sea la adecuada. Multitud de conclusiones de este tipo pueden extraerse de los datos proporcionados. Se trata de ir introduciendo cambios y medidas correctoras que mejoren los datos obtenidos en la siguiente remesa de newsletter.

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Como ves, muchas de las cuestiones para que una campaña de email marketing sea efectiva, pasan por ir revisando los datos que se manejan, desde el perfil de los suscriptores, hasta el contenido que funciona pasando por las frecuencias de envío. Una vez lanzada, se trata de ir optimizándola para conseguir siempre una mejora continua en los datos de la newsletter. Estos recursos de email marketing, bien manejados, pueden potenciar en gran medida el alcance de tu negocio.

Imagen de “email marketing” de Shutterstock

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