Cómo hacer mailing para promocionar un evento para empresas

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¿Estás pensando en crear un evento y ni si quiera te has planteado el mailing para tu estrategia de marketing? Seguramente, si te encuentras en esta tesitura, la pesadilla que te atormente a diario será la siguiente: sólo asiste una persona a tu evento, y eres tú.

A menos que tengas contratado al cantante de U2 como reclamo, vas a necesitar una buena estrategia de marketing y comunicación que consiga atraer al máximo de participantes. Así que, estás de suerte, hoy te traigo la estrategia perfecta: hacer mailing es tu solución.

La difusión y promoción de tu evento serán las grandes claves para lograr el éxito, sabiendo escoger bien el dónde (canal) y el quién (público objetivo).

El canal de difusión que te proponemos escoger es el email marketing, y en este post te vamos a explicar por qué. Además, su promoción ha de llegar a todo el mundo. Bueno, no es cierto, a todo el mundo no; a tu público objetivo.

Quédate leyendo, vas a conocer todas las claves para que tu estrategia de mailing para promocionar un evento genere los mejores resultados del mismo. Y ahora, toma nota: ¿Cómo puedes aplicar el email marketing en la organización de eventos? Empecemos por el principio.

Los canales de difusión de eventos más usados

La forma de promoción y difusión ha cambiado mucho durante los últimos años. Atrás quedaron ya los canales típicos, como los periódicos o folletos a pie de calle. Internet se ha convertido en la plataforma más eficiente de comunicación y, por lo tanto, el súper canal para mantenernos informados. Es la ventana más grande que tenemos para saber qué ocurre en cualquier lugar del mundo.

¿Cuáles son las formas de difusión que surgen?

  • Posicionamiento SEO
  • Anuncios SEM (Google Adwords)
  • Blog
  • Guest Blogging
  • Redes Sociales
  • Prensa Online
  • Mailing

Como puedes comprobar, son muchos los canales que puedes utilizar para difundir el evento de tu empresa, pero nosotros queremos explicarte por qué has de elegir hacer mailing por encima de cualquier otro, y cómo usarlo de la mejor manera para triunfar.

Sigue leyendo, vas a descubrir por qué escoger el email marketing por encima de cualquier otro canal.

¿Por qué hacer mailing para promocionar eventos?

Hacer mailing es esencial para promocionar tus eventos. Circulan por la red estudios en los que nos hacen saber que la mayoría de empresas del mundo utilizan como canal de difusión el email marketing, para dar a conocer así sus conferencias, aperturas, fiestas, convenciones…y todo tipo de eventos, tanto online como físicos. ¿Por qué crees que es?

En primer lugar, el mailing masivo se ha convertido en la forma más directa para cualquier empresa o pyme de llegar a los usuarios, y esto se debe a que cada vez más personas (y más veces) consultamos nuestro correo electrónico, desde cualquier lugar. Los usuarios hoy en día pueden consultar su bandeja de entrada varias veces al día gracias al uso de smartphones.

Mailing promocionar Evento

En segundo lugar, a través del uso de herramientas de mailing, puedes segmentar de una forma más afinada y concreta, para dar con los verdaderos interesados y conseguir que el mailing para promocionar el evento sea efectivo. De forma que, si lo deseas, puedes seleccionar destinatarios según sexo, intereses, edad, localización…

Además, resulta una herramienta de comunicación directa barata, con una tasa de conversión alta, que obtiene un ROI de aproximadamente el 4.300%

Por último, tienes la oportunidad de ver y analizar tus resultados al momento de lanzar tu campaña. Los resultados se muestran de una forma clara y sencilla, por lo que te facilita el análisis. Si haces una correcta medición de los resultados, sabrás con mayor certeza si estás alcanzando los objetivos de tu campaña de mailing o, por lo contrario, has de modificar tu estrategia.

Motivos de gran peso que sólo pueden convencerte a escoger el mailing como estrategia para promocionar el evento de tu empresa, y así, llevar a cabo una perfecta estrategia de difusión.

A continuación, conoce algunos aspectos que no debes descuidar en tu estrategia de email marketing.

¿Cuáles son las claves de una infalible estrategia de mailing para promocionar un evento?

¿Cómo ha de ser tu estrategia de email marketing para que triunfe? Vamos a darte algunos consejos para que ningún invitado quiera perderse tu evento al leer tu email:

Haz tu segmentación: llega a la persona adecuada

Ya te lo hemos dejado caer varias veces en este artículo: la segmentación es súper importante para conseguir el éxito, ya que al hacer mailing, no nos interesa llegar a cualquier persona: nos interesa nuestro público objetivo, queremos que sea nuestro target el que reciba en sus bandejas de entrada nuestros emails.

Para que las personas que nos interesan vayan a los eventos que organizamos es importante que les conozcamos y, para ello, hay que dedicar cierto tiempo a la reflexión y la información sobre quiénes son nuestros clientes y cuál es su comportamiento en la red.

De modo que, párate a pensar un momento cuando planees tu evento: si, por ejemplo, se trata de un acontecimiento en un lugar físico, ¿qué personas podrían asistir por proximidad? ¿A quiénes está dirigido tu evento? ¿De qué perfil demográfico hablamos en su mayoría?

Resolviendo estos interrogantes no sólo afinarás tus listas de envío, si no que podrás tomar otras decisiones, como el tipo de contenidos de tu campaña de promoción o el tono con el que tratarás a tus usuarios.

Traza una estrategia para decidir la secuencia de envíos

Algunos empresarios, cuando planean la promoción y difusión de eventos mediante el mailing, no determinan de forma correcta el número de envíos y la frecuencia de los correos. ¿Crees que para que asistan a tu evento sólo es necesario un email en el que das a conocer a tu cliente a qué le estás invitando? Lo siento, pero no es suficiente.

Te hacemos una propuesta. Una correcta estrategia para la frecuencia de emails que enviar podría ser la siguiente:

❖ El email de invitación al evento

El primer correo que envíes a tu lista de contactos segmentada, debería realizarse unas semanas antes (dos sería lo ideal) del evento. En él, puedes invitarles a que confirmen su asistencia.

Importante que aparezcan todos los datos sobre el evento en cuestión: el lugar, cómo llegar, la fecha y hora…y algunas razones que le motiven a asistir. Incluso, es importante que el correo electrónico y teléfono de contacto queden bien a la vista, por si quieren comunicarse contigo.

❖ El email recordatario

Unos días antes al evento, o incluso (también) unas horas antes, no está de más enviar un email que recuerde a tu usuario que tiene una cita contigo. Estos emails no sólo sirven para que el usuario te recuerde, si no también podría utilizarse para realizar una segunda confirmación de la asistencia, haciendo que el usuario descargue, por ejemplo, su pase o entrada.

En el caso de haber modificado algún aspecto de la organización del evento, este es el email en el cual debes informar.

❖ El email de gratificación o agradecimiento

Igual de importante es invitarles que despedirles. Los usuarios agradecen el gesto, puesto que, al agradecerles la asistencia se incrementa su valor personal como clientes, ya que estamos mostrando lo importantes que son para nosotros: han confiado en nuestro evento y qué mejor manera de concluir que agradecerles el habernos acompañado en esa gran experiencia.

Si aún quieres ganar más puntos, sería increíble recompensarles con algún beneficio especial por la asistencia: un código de descuento, un ebook electrónico gratuito, acceso a contenidos exclusivos… invierte en fidelización: trata como reyes a tus clientes.

Mailing promocionar Evento

Explora y explota todas las posibilidades de tu herramienta de mailing

Para obtener el máximo beneficio del uso del mailing en la organización de eventos, te recomendamos que utilices al máximo las funcionalidades de tu herramienta de email marketing ya que, de esta forma, estarás siempre optimizando tus resultados futuros.

En Mailify, contamos con algunas funciones y extensiones que pueden ayudarte a exprimir al máximo el jugo de tu campaña, como por ejemplo:

➜ Split-Test

Con el Split-Test, o test A/B, podrás probar dos versiones de una misma campaña para determinar cuál de ellas te da más y mejores resultados. La versión que más aperturas y/o clics obtenga, será la versión ganadora, por lo que debería considerarse ser la campaña final.

➜ EmailBuilder

Se trata de la forma más fácil de crear una newsletter sin tener conocimientos HTML. Puedes utilizar una estructura predefinida o partir desde cero con una página en blanco

Con el editor, puedes diseñar un email completamente de aspecto profesional, responsive y de manera intuitiva.

➜ Informes/estadísticas

Aprovecha tus informes para medir el impacto de tu campaña y realizar un seguimiento de comportamiento de tus destinatarios. Utiliza las estadísticas detalladas sobre el número de aperturas, de clics, los rebotes, etc. y evalúa la eficacia de tu campaña de mailing.

Aprenderás mucho de tus campañas y de tus usuarios analizando los resultados que te aportarán las estadísticas.

➜ Contactos bien gestionados

De forma manual o importando listados a la herramienta, podrás tener a tus contactos perfectamente segmentados para lograr campañas más eficaces.

➜ Automatizaciones

Preparar los envíos con antelación, y planificarlos, puede ser de gran ayuda para evitar el estrés del último momento y ganar en seguridad y tranquilidad. Tienes la posibilidad de programar cada email de la secuencia que te hemos propuesto en el apartado anterior.

Pero eso no es todo, ya que con la nueva versión que se aproxima, Mailify Sunrise, tendrás la posibilidad, además, de utilizar el envío automatizado de SMS para sumar difusión a tu futuro evento.

El envío de SMS es un canal que, a día de hoy, cuenta con el 95% de lectura entre los destinatarios, ya que se trata de una vía aún poco saturada entre los sectores del comercio online y la publicidad. Mediante los mensajes de texto, se consigue una gran proximidad e instantaneidad con los clientes.

Todos tus envíos (sms o email) pueden ser automatizados en base a una determinada fecha o bien dependiendo del comportamiento de tus contactos en tus campañas.

Como puedes ver, crear una campaña de mailing con la ayuda de una buena herramienta puede ser muy sencillo, al igual que crear la newsletter. ¿Sabes los puntos más importantes que no debes pasar por alto en la construcción de tu email? Tranquilo, te lo seguimos contando.

Mailing promocionar Evento

Cómo hacer la newsletter más eficaz para tu evento

Entendemos lo que quieres: quieres hacer la campaña de la forma más efectiva del mundo, y redactar el email perfecto para garantizar que sea un éxito el mailing para promocionar el evento. Por esto, iremos al grano. Estos son los recursos de email marketing más importantes en los que debes fijarte para redactar una comunicación de evento al que no podrán resistirse:

El asunto es el rey

Abrir, o no abrir tu correo…esa es la cuestión de muchos suscriptores. El asunto resulta determinante, ya que será lo primero que vean. Por eso, tómate un tiempo para decidir las palabras más persuasivas y exactas para: 1) explicar lo que van a encontrar dentro del email y 2) seducirles hacia la apertura del correo.

Puedes usar emojis, jugar con la intriga… tú conoces mejor que nadie a tus contactos, de modo que juega con esa ventaja.

Sé un buen comunicador

En la comunicación, la claridad y coherencia son clave. Si logras explicar bien qué, cuándo, dónde y por qué, tus contactos harán cola para asistir a tu evento.

Saber comunicar no sólo está relacionado con lo que decimos, si no con lo que vemos. Es importante crear coherencia con nuestra empresa, utilizando imágenes, tipografías o colores que vayan acordes con el tono comunicacional que utilizamos y el evento que ofrecemos.

Mailing promocionar Evento

Hacer mailing responsive

Si de verdad quieres que tus contactos asistan a tu evento, tienes que asegurarte de que el email que envías se ve perfectamente en cualquier dispositivo. Por eso, ofrece a tus usuarios un diseño responsive para que puedan acceder a la invitación de tu evento desde cualquier lugar. Para que sea efectivo el mailing para promocionar un evento, debe tener la visibilidad necesaria.

Inclusión de botones sociales

Integra las redes sociales en tu email para dar la posibilidad a tus destinatarios de que te ayuden a difundir el evento. Con este gesto puedes ganar seguidores y asistentes al evento que organizas.

Trabájate un CTA potente

Si consigues que tu CTA sea visible, contenga la palabra justa, resulte llamativo a nivel visual, y cree esa sensación de urgencia en los suscriptores… es que has creado el CTA perfecto.

Tal y como ya te hemos contado, algunas plataformas de mailing, como Mailify, cuentan con su propio editor que te facilita la integración de todos estos aspectos, gracias al uso de programas como EmailBuilder, o si lo prefieres, te permiten aventurarte en la programación html y crear todo de forma manual. Entérate de cómo haciendo clic aquí.

No olvides analizar los resultados de tu campaña de mailing

Una vez has organizado tu estrategia de mailing y lo tienes todo listo para triunfar, no creas que has acabado.

Has llegado a la parte más importante de tu proyecto, y es analizar los datos y resultados de la campaña de mailing de tu evento.

¿Por qué es tan importante el análisis? Hacerlo te permite saber qué tipos de emails funcionan mejor para eventos, cuánta gente abrió las invitaciones, qué días se abrieron más, a qué hora se han realizado más aperturas o cuánto éxito han tenido tus CTA. Y conocer estos datos, te ayuda a mejorar en cada campaña que decidas hacer.

El hacer mailing en la organización de eventos es hablar de eficacia y rapidez, ya que no se está vendiendo un acontecimiento necesariamente en semanas: hablamos de la posibilidad de hacerlo en días u horas. Recuerda, fíjate bien en tu público objetivo, ya que no hay motivo por el cual deban faltar a tu evento al que, además, vendrían acompañados de algunos amigos.

Tu evento será tan legendario y, posteriormente a su celebración, todo el mundo se convertirá en tu cliente más fiel.

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