Actividades y Eventos para empresas: Como organizarlos paso a paso

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Debido a la saturación publicitaria a la que está expuesta la audiencia, encontramos que los eventos para empresas son un estupendo modo dentro del marketing y la publicidad para llegar a impactar de un modo más eficaz que con el típico merchandising a nuestro público objetivo. Pero aún hay más, los eventos en los que está involucrado el propio personal de la empresa también tienen efectos muy positivos ¿Los conoces?

¿En qué consiste la organización de eventos para empresas?

La organización de eventos para empresas tiene cabida dentro de las estrategias de comunicación y publicidad de las compañías, ya sea llevada a cabo por el departamento de relaciones públicas de cada compañía o delegado en agencias de marketing especializadas que tienen en cuenta hasta el más mínimo.

El marketing de eventos persigue distintos objetivos en función del momento en el que esté inmersa la compañía, pero la meta final siempre es conseguir ser percibidos positivamente por la sociedad o por la propia plantilla.

organizacion de eventos para empresas

Tipos de eventos para empresas

Podemos distinguir dos tipos de vertientes dentro de los eventos para empresas, los que se dirigen a personas externas a ellas y los que se celebran con el personal que la conforma. A pesar de que los que tienen como protagonistas a los trabajadores no tienen efectos directos en el marketing o la publicidad, los beneficios que acarrean repercuten muy positivamente en otros aspectos empresariales.

Eventos para empresas externos: este tipo de celebraciones son las que se llevan a cabo con objetivos publicitarios enmarcados en acciones del departamento de marketing. Se busca conseguir captar la atención, ganar visibilidad o recompensar a los clientes que han mostrado fidelidad a la marca. Están dirigidos hacia los clientes de la empresa, expertos del sector, proveedores u otras empresas. Tradicionalmente, estas citas eran las que solían celebrarse más a menudo por la repercusión que se creaba, sin embargo, las actividades para personal de la empresa han ido ganando terreno.

Eventos para empresas internos: de un tiempo a esta parte, los eventos en los que están involucrados el personal de la compañía gozan de mucha relevancia por todos los beneficios que reportan a la actividad productiva del negocio. Además de los eventos para empresas típicos de los trabajadores, como la cena navideña de turno o la organización de una fiesta por la jubilación de un compañero, también conviene hacer otro tipo de celebraciones que rompan la rutina del trabajo y proporcionen aire fresco al entorno laboral.

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Beneficios de los eventos para empresas

Desde una perspectiva externa:

  • Reconocimiento de marca: los eventos de empresa proporcionar visibilidad y permiten posicionarse en la mente de los consumidores de un modo divertido y ameno, sin ser considerado publicidad como tal.
  • Focalización en el público objetivo: al utilizar estrategias y métodos personalizados en función de la naturaleza del negocio del que se trate, el impacto será mayor y estará más focalizado en los que son realmente los clientes potenciales.
  • No existe limitación: cualquier tipo de organización puede hacer un evento para empresas, hay diversos tipos de actividades que se adaptan a todos los modelos de negocio.
  • Perduración en el tiempo: la mayoría de los eventos para empresa incluyen la entrega de regalos promocionales con el logo o slogan de la compañía. Es un detalle que perdura en el tiempo, un modo útil de conseguir publicidad.

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Desde una perspectiva interna:

  • Crea sentido de pertenencia: en este tipo de eventos para empresas el personal estrecha vínculos y se siente tenido en cuenta por la compañía.
  • Rotura de la rutina: interactuar con los compañeros de trabajo fuera del entorno laboral resulta interesante para los participantes al romper la monotonía propia del trabajo.
  • Incremento de la motivación: los trabajadores, al sentirse parte de la organización, están más motivados en el desempeño de su trabajo, por lo que la productividad es mayor.
  • Capacitación para la resolución de problemas: la comunicación entre el personal de la organización se mejora notablemente, por lo que, en caso de presentarse problemas o dificultades en el día a día, estos se solventarán de un modo más rápido y eficaz.

Ejemplos de eventos corporativos más comunes

Eventos desde la perspectiva externa

Eventos promocionales: sirven para promocionar un nuevo producto o servicio, el lanzamiento de una nueva compañía o de una campaña especial. El objetivo es incrementar, consolidar o generar conocimiento de marca, producto o lo que sea necesario entre el público.

Patrocinios: es un tipo de evento de empresa enmarcado en otro de mayor envergadura. Se trata de ganar visibilidad patrocinando el evento introduciendo cartelería, haciéndose cargo del catering o entregando merchandising relacionado con la actividad entre otras opciones.

Ponencias: la organización de reuniones formativas es un excelente modo de conseguir visibilidad aportando valor a los asistentes. Además de servir para hacer interesantes contactos, también se demuestra profesionalidad y dominio de conocimientos en el sector, por lo que la imagen que se proyecta beneficia enormemente a la reputación empresarial.

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Eventos desde la perspectiva interna

Team Building: la traducción de este término sería “construcción de equipo”. Comprende distintas actividades para empresa que ayudarán a crear cohesión entre los miembros de equipo. Las actividades suelen englobar ejercicios que buscan fomentar la comunicación y el liderazgo trabajando aspectos relacionales y personales que conseguirán complementar la vertiente profesional de estas personas.

Actividades de motivación: a diferencia de una actividad de Team Building, las charlas motivacionales se centran en influir positivamente y motivar a la plantilla con métodos profesionales que resultan amenos para los trabajadores. En este tipo de eventos para empresas se suele echar mano de componentes psicológicos para incrementar la motivación del personal en su puesto de trabajo. Aunque pueden parecer una opción menos divertida que la anterior, lo cierto es que tienen gran acogida ya que no suelen tener lugar en las instalaciones de la empresa, por lo que ya no se percibe como parte del trabajo.

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Aspectos sobre cómo organizar un evento de empresa

La organización de eventos de empresa conlleva ocuparse de muchos aspectos para que nada falle. Una mala organización de la fiesta puede acarrear una crisis de reputación con consecuencias nefastas en el negocio. Por este motivo, es muy común que las compañías cuenten con agencias de marketing especializadas en organización de eventos de empresas. Estas empresas organizadoras de eventos deben tener claros por parte del cliente diversos aspectos:

Objetivo buscado: ¿Cuál es la razón para celebrar el evento? ¿Qué se pretende con su realización?

Público: ¿A quién está dirigido? Es necesario conocer quiénes serán los asistentes para adaptar el contenido del evento a ellos y se consigan los objetivos estipulados más eficazmente.

Presupuesto disponible: ¿Qué inversión se va a realizar en el acto? Conocer esta cifra permite seleccionar las actividades o el contenido que se va a contratar para no tener posteriores sorpresas con los gastos.

Marketing: parte de ese presupuesto va a ir destinado a una campaña de marketing con la que conseguir visibilidad para el evento que se va a celebrar.

Lugar de la celebración: la ubicación de un evento para empresa debe ser seleccionado cuidadosamente, ya que va a guardar relación con la imagen que proyecta la compañía. Además de que guarde relación con los valores de la empresa y con el tipo de evento, es importantísimo tener en cuenta otros elementos como la capacidad que tiene, los servicios que ofrece o las características técnicas del lugar.

Limpieza: normalmente será necesario limpiar el lugar antes y después del evento, por lo que se debe determinar también este punto para el correcto desarrollo del evento de empresa.

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Seguimiento de los eventos de empresas en el entorno online

Cuando tiene lugar un evento corporativo no debe descuidarse los medios propios del entorno online, cosa que cada vez ocurre menos. Seguramente hay gente interesada que no haya podido acudir, pero le encantaría saber cómo se está desarrollando la celebración, por lo que dar cobertura y difusión al evento es algo casi obligatorio hoy en día.

Algunas de las acciones que se pueden llevar a cabo:

  • Realizar publicaciones y colgar fotografías en las redes sociales es un estupendo modo de ganar visibilidad en estas plataformas y quién sabe la cantidad de likes que tendrá la cuenta Instagram de empresa.
  • Vídeos en directo en los que se muestre parte del ambiente del evento de empresa.
  • Poder seguir el evento corporativo vía streaming en alguna plataforma de vídeo. Esto depende del tipo de evento de empresa que se realice, no todos ellos funcionan para este tipo de acción. Por ejemplo, funciona muy bien para ponencias o actuaciones musicales.

¿Ya sabes cómo organizar un evento de empresa?

Toda compañía en algún momento de su andadura empresarial va a necesitar realizar algún evento corporativo ya sea externo o interno. Sea cual sea el tipo de empresa o de negocio ante el que nos encontramos, hay que valorar la celebración de eventos para empresas, ya que cualquiera de ellos es muy beneficioso: los que se consideran externos cumplen las estrategias de publicidad, los que son internos están valorando a lo más importante que tiene una compañía, su personal.

Ahora que ya sabes cómo organizar un evento para que sea un éxito y todos los beneficios que te reportará, no dudes en ponerlo en marcha. Las posibilidades para estas celebraciones corporativas son variadas, solo hace falta aplicar un poco de creatividad para conseguir destacar y cumplir los objetivos que se persiguen.

Y si necesitas ayuda con la creación de tu eventos contacta con nosotros. Un experto se pondrá en contacto contigo y te asesorará en todo lo necesario para la organización y puesta en marcha del mismo.

Imagen de portada de “eventos para empresas” de Shutterstock

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