En los últimos años hemos visto un aumento de la creación de pequeñas y medianas empresas impulsado, principalmente, por el apoyo hacia el emprendimiento. Estas compañías se caracterizan por tener un número reducido de empleados. Sin embargo, con el tiempo, las start-ups van creciendo y la gestión de los recursos humanos se hace cada vez más complicada. La distribución de las vacaciones, la asignación de las tareas o llevar a cabo un control horario son algunas de las tareas imprescindibles a gestionar en una empresa.
En este artículo, te cuento los diferentes tipos de herramientas y programas para el control horario que existen actualmente. Además, podrás encontrar una selección de las cuatro mejores herramientas para pequeñas y medianas empresas en función de sus características y facilidad de uso.
¿Cómo gestionar los recursos humanos en una start-up?
Antes que nada, hay que tener en cuenta que una start-up es una empresa caracterizada por la innovación y el emprendimiento. Este concepto podría traducirse por ‘compañía de arranque’ o ‘empresa emergente’ y suelen estar apoyadas por las nuevas tecnologías. En este sentido, la manera de gestionar un departamento de recursos humanos en una start-up nunca va a ser el mismo que una empresa tradicional.
Fomento de la comunicación
Además del control horario, la gestión de vacaciones o la comunicación entre diferentes departamentos, desde recursos humanos buscan fomentar la comunicación o el vínculo entre compañeros.
Planificación del tiempo y control horario
La gestión del tiempo y las tareas es una de las principales necesidades dentro de una empresa, ya sea pequeña como con más de 50 empleados. El problema que puede surgir en una start-up es que no tenga entre sus empleados un equipo formado en este sector y con experiencia previa para hacer esta tarea.
Recruiting a través de RRSS
En este sentido, estas empresas también utilizan herramientas y canales digitales en sus procesos de búsqueda de empleados. Linkedin es la red social principal para encontrar candidatos acordes con las aptitudes y atributos que estén buscando desde la empresa. También se puede utilizar Twitter y otras plataformas orientadas a la selección de personal.
Nóminas
Pequeñas y medianas empresas necesitan utilizar herramientas que gestionen las nóminas de los empleados de manera automática, ya que es una forma de optimizar tiempos y evitará problemas de comunicación con los empleados.
Tipos de programas para el control de asistencia y tiempos
En los últimos años se han desarrollado diferentes programas y herramientas digitales orientados a las diferentes gestiones que se tienen que llevar a cabo en un departamento de recursos humanos. A la hora de llevar un control horario de las horas trabajadas, se pueden establecer diferentes métodos y estilos de aplicaciones.
Hoja de horas de trabajo o plantillas de horarios
Cuando se trata de una empresa que acaba de iniciar su actividad laboral, es posible que tengan un escaso número de empleados y no cuenten con todos los recursos que existen. En este sentido, muchos piensan en emplear programas de hojas de trabajo, como Windows Excell, en vez de un software desarrollado para ello. Los empleados introducen el tiempo que han dedicado a la realización de sus diferentes tareas de forma manual.
Software de control horario autónomo
Herramienta que permite registrar diferentes hojas de horas de trabajo y crea informes a partir de ellas para maximizar el control.
Software de control horario integrado
Esto significa que el software comprende otro tipo de programas, lo que le hace mucho más completo y capacitado para llevar a cabo un control horario y gestionar otras tareas de recursos humanos.
- Un control horario integrado con un sistema contable permite enviar las horas trabajadas de un empleado directamente al departamento de contabilidad de la empresa.
- Facturación. Permite generar facturas a los clientes en función de las horas trabajadas en cada proyecto.
- Gestión de proyectos. Una herramienta de control horario también permite conocer cuántas horas se han empleado en cada uno de los proyectos, para saber el nivel de rendimiento del empleado y/o el nivel de rentabilidad.
- Nóminas. Conocer el número de horas trabajadas por cada empleado permite saber cuántas horas extra debe cobrar un empleado.
- Gestión de asistencia y vacaciones. Un software de control de tiempo también suele incluir un calendario o una manera de gestionar los días libres, horarios, faltas y ausencias de los empleados por diferentes motivos.
¿Cómo funciona un software de control horario?
Hay varios estilos de herramientas y softwares de control horario.
Duracional
Se trata de una herramienta o aplicación en la que el empleado introduce el número de horas empleados en una tarea de forma manual, independientemente del tiempo dedicado a su realización.
Cronológico por tareas
Antes de comenzar a realizar una tarea, el empleado debe marcar el inicio de forma manual y el programa controlará el tiempo que tarda en hacerla.
Registro de entrada y salidas
El sistema solamente requiere marcar el inicio y el final de la jornada laboral. Este tipo de software no suele interesar realmente a las pequeñas empresas en las que sus empleados son multitarea, ya que no permite medir realmente cuánto tiempo se dedica a cada cosa.
Monitoreo
Un software de control horario basado en el monitoreo permite registrar de manera automática el tiempo que utiliza el empleado el ordenador.
Geolocalización
Algunas apps de control horario permiten registrar tiempos en función de la posición geográfica donde se encuentre el empleado. Es decir, se sabrá las horas que ha dedicado el empleado si se mantiene en el puesto de trabajo.
4 herramientas y plataformas útiles para RRHH
Factorial RRHH, la mejor herramienta gratuita para el control de personal y gestión de vacaciones
Factorial RRHH es una empresa creada en Barcelona por Pau Ramon (CTO) y Jordi Romero (CEO). Se trata de un software enfocado a gestionar Recursos Humanos en pequeñas y medianas empresas. Factorial RRHH ofrece diferentes funcionalidades que facilitan los procesos de control horario, la gestión de los días estivos o las ausencias y retrasos del personal. Además, también ofrece un calendario muy visual de todo el equipo y envía las nominas a todos los trabajadores de forma automática.
Uno de los atributos que destacan de esta herramienta es que es gratis y para siempre.
La característica más interesante de esta plataforma es el control horario y gestión de ausencias. El propio empleado podrá solicitar una determinada ausencia a la persona encargada de su gestión. La plataforma notifica a dicha persona de la decisión tomada desde la dirección y se actualizará automáticamente el calendario. Así, Factorial RRHH te permite gestionar las vacaciones de los empleados de una forma muy sencilla y controlada. No tendréis ningún problema respecto los días libres que han utilizado o los que les quedan en el año.
De la misma forma, a través Factorial RRHH se pueden gestionar los beneficios que quieras ofrecer a tus empleados: aumentar el sueldo, implementar planes de retribución flexible, ofertas para gimnasios y salas de fitness o los conocidos tickets restaurant, entre otras opciones.
Esta herramienta permite almacenar toda la documentación de la empresa y los empleados en una plataforma 100% segura.
Sesame, herramienta para control de tiempos y horarios
Se trata de una aplicación móvil pensada para que cualquier empresa pueda llevar un control horario de su equipo de trabajo. Sesame, compañía española fundada en 2015, busca adaptarse a un nuevo contexto laboral y sustituir así a las antiguas máquinas de fichar. La aplicación cuenta con un control de acceso multidispositivo, fichajes geolocalizados, gestión de incidencias y visualización de la jornada en un mismo cuadrante.
Dentro del control horario, esta aplicación permite gestionar los turnos en función del empleado, las fechas y los horarios de una manera muy visual.
Intratime, App o reloj de fichar
Es imprescindible que las empresas registren las horas de los empleados, por ejemplo, para conocer el número de horas extraordinarias o para tener más control sobre los puestos a tiempo parcial. Intratime es una aplicación que funciona como una máquina de fichar y garantiza su fiabilidad ya que está vinculada a Google Maps. Es decir, el empleado no podrá fichar si no está dentro de la oficina o la zona en la que debe trabajar.
Billage, herramienta para el control de horas y CRM
Esta aplicación funciona como un gestor de tiempos y tareas para pequeñas empresas que quieren mejorar su productividad. Se presenta como el software más fácil en el mercado y puede emplearse para tres pilares básicos en una empresa: comercial, proyectos y facturación. La opción comercial genera embudos de venta personalizados y se conecta con el correo electrónico, compenetrándose con el Google Calendar.
A su vez, Billage permite crear una serie de proyectos divididos en distintas tareas. Los directores podrán asignar los empleados encargados de cada tarea y estos se encargarán de registrar los tiempos empleados para cada tarea. Esto facilita la creación de informes, cobros a clientes, tickets, facturas y presupuestos.
Y tú, ¿qué herramienta de control horario utilizas en tu empresa?
Imagen de portada de control horario de Shutterstock