¿Quién no ha soñado con ser más productivo en el trabajo y tener más tiempo para disfrutar de las pequeñas cosas dentro de la oficina, como ese café que siempre se queda frío a un lado del escritorio? Si estás leyendo este post, probablemente hayas tenido un día tan cargado de trabajo, que te hayas saltado alguna comida o hayas comido mientras seguías avanzando. ¿Y sabes qué? Todos hemos pasado por ahí, pero ese no es el camino. Si te sientes identificado, has llegado al lugar correcto. Vamos a hablar de propuestas para mejorar la productividad con ejemplos que pueden resultar ser más efectivos de lo que pensamos.
Propuestas de mejora en el entorno laboral con ejemplos
La magia del espacio ordenado
Un espacio de trabajo ordenado no solo es agradable a la vista, sino que también puede incrementar tu productividad hasta límites insospechados. Un escritorio limpio y organizado te ayuda a encontrar lo que necesitas rápidamente y reduce el estrés visual. El orden afecta al cerebro más de lo que pensamos, incluso aunque no seas una persona con TOC organizacional, el desorden puede interferir en gran medida en la productividad, dificultando la concentración y cumplimiento de tareas.
Ejemplo: Imagina que tu escritorio es una jungla de papeles, bolígrafos y tazas medio vacías. Dedica 10 minutos al final de cada jornada laboral para ordenarlo. Usa bandejas y carpetas para clasificar documentos, tazas para guardar bolígrafos y un estante o cajón para libros y manuales. Al día siguiente, sentirás como si hubieras contratado a una Marie Kondo interna y verás cómo tu productividad se dispara.
Reuniones breves y concisas
Las reuniones interminables son el enemigo de la productividad, y no te extrañes si son las culpables de que algún día no puedas avanzar con tus tareas. Por ello, una propuesta para la mejora de la productividad es que optes por reuniones breves que vayan al grano, con una agenda clara y tiempos limitados para cada punto. Si es posible, utiliza herramientas digitales que permitan compartir información sin necesidad de reunirse. Pero en caso de que no sea posible, fijar reuniones con un plazo determinado de 15 minutos y deja muy claro el orden del día en la convocatoria, esto ayudará a todos a conocer los temas a tratar y que todo vaya sobre ruedas.
Ejemplo: En lugar de programar una reunión de una hora para discutir el progreso del proyecto, establece una reunión de 15 minutos con una agenda específica. Usa un temporizador y sigue la agenda al pie de la letra. Seguro que los participantes apreciarán la eficiencia y tú habrás ganado tiempo valioso para centrarte en tus tareas.
La técnica Pomodoro
Seguro que esto ya lo has escuchado alguna vez, ya que la técnica Pomodoro es una de las estrategias de gestión del tiempo más populares y efectivas. Esta propuesta de mejora de la productividad consiste en trabajar durante 25 minutos seguidos (llamados pomodoros) y luego tomar un descanso de 5 minutos. Después de cuatro pomodoros, te tomas un descanso más largo, de 15 a 30 minutos.
Ejemplo: Supongamos que tienes un informe extenso que redactar. Configura un temporizador para 25 minutos y trabaja sin interrupciones. Cuando suene el temporizador, levántate, estírate y date ese merecido descanso de 5 minutos. Verás que este método no solo te hace más productivo, sino que también mantiene tu mente fresca lista para generar nuevas ideas.
Herramientas digitales: tus nuevos mejores amigos
Hay una infinidad de herramientas digitales diseñadas para mejorar la productividad. Desde gestores de tareas como Trello y Asana hasta aplicaciones de seguimiento del tiempo como Toggl, estas herramientas pueden ayudarte a mantenerte organizado y enfocado.
Ejemplo: Si te sientes abrumado con la cantidad de tareas pendientes, usa Zoho Projects, Trello o alguna herramienta similar para crear tableros visuales donde puedes organizar tus proyectos en listas y tarjetas. Asigna fechas de vencimiento, añade descripciones y subtareas, y disfruta de la satisfacción de mover una tarjeta a la columna de “completado”. ¡El check siempre anima!
El poder de decir “no”
Esta propuesta para mejorar la productividad es clave. Saber decir “no” a tareas y compromisos que no son prioritarios es crucial para mantener tu enfoque y productividad. No tengas miedo de rechazar amablemente solicitudes que puedan desviar tu atención de lo realmente importante. Estamos acostumbrados a aceptar cualquier solicitud que nos llegue (más aún si viene de un superior), por ello a veces también está bien y es necesario, saber poner límites para poder tener el control sobre tu carga de trabajo.
Ejemplo: Tu jefe te pide que te encargues de una tarea adicional que no tiene nada que ver con tus responsabilidades principales. En lugar de aceptar automáticamente, puedes decir: “En este momento, estoy concentrado en X proyecto que es crucial para la empresa. ¿Podríamos reevaluar esta solicitud más adelante?”. De esta forma, podrás aligerar tu carga de trabajo y concentrarte mejor en lo que realmente importa.
La importancia de los descansos
Tomar descansos regulares no es una pérdida de tiempo; es una inversión en tu productividad a largo plazo. Despejar la mente te permite volver a tus tareas con energía renovada y una perspectiva fresca, mientras que no hacer estas pequeñas paradas puede disminuir tu productividad.
Con pequeñas paradas, no nos referimos a 45 minutos de desayuno. ¡Hay que controlar los tiempos!
Ejemplo: Después de una mañana intensa de trabajo, tómate un descanso para dar un paseo corto al aire libre, hacer algunos estiramientos o simplemente desconectar por unos minutos. Volverás a tu escritorio con más energía y claridad mental.
¡Comer sano también ayuda!
Tu cerebro necesita combustible para funcionar de manera óptima. Como ya habrás escuchado anteriormente, una dieta equilibrada y saludable puede mejorar tu concentración y niveles de energía, lo que se traduce en mayor productividad.
Ejemplo: En lugar de recurrir a la máquina expendedora para un snack rápido y poco saludable, opta por tener a mano frutas, nueces o yogur. Además, asegúrate de mantenerte hidratado bebiendo suficiente agua a lo largo del día. ¡Es más importante de lo que crees!
Ejercicio y productividad: una pareja perfecta
En contra de lo que muchos piensan, el ejercicio regular no solo es bueno para el cuerpo, sino también para la mente. Ayuda a reducir el estrés, mejora el estado de ánimo y aumenta la energía, lo que se traduce en mayor productividad.
Ejemplo: Incorpora una rutina de ejercicios en tu día, ya sea antes de ir al trabajo, durante la hora del almuerzo o después de la jornada laboral. Puede ser una sesión de yoga, un paseo en bicicleta, una carrera ligera o una sesión en el gimnasio. Verás cómo tu productividad mejora significativamente, ya que esto ayudará a reducir el estrés y despejar tu cabeza en las horas libres.
Flexibilidad laboral
La flexibilidad laboral puede tener un impacto positivo en tu productividad. Trabajar desde casa, horarios flexibles o incluso la posibilidad de trabajar desde diferentes lugares pueden ayudarte a encontrar un equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Ejemplo: Si tu empresa lo permite, intenta trabajar desde casa uno o dos días a la semana. Crea un espacio de trabajo dedicado en tu hogar y establece un horario claro para evitar distracciones. La flexibilidad puede ayudarte a ser más productivo y a tener una mejor calidad de vida.
El método de las “tres grandes”
Cada día, identifica las tres tareas más importantes que necesitas completar y concéntrate en ellas. Completar estas tareas te dará una sensación de logro y mantendrá tu productividad en alto.
Ejemplo: Al comenzar el día, haz una lista de las tres tareas principales que debes terminar antes de que acabe la jornada. Priorízalas y trabaja en ellas primero. Al final del día, habrás logrado lo más importante y te sentirás más satisfecho con tu trabajo.
La regla de los dos minutos
Esta regla, también muy conocida, es simple pero poderosa: si una tarea te lleva menos de dos minutos, hazla de inmediato. Esto te ayuda a evitar la acumulación de pequeñas tareas que pueden convertirse en una gran carga con el tiempo. Además, mentalmente te ayudará a sentirte más productivo al ir cumpliendo tareas pendientes.
Ejemplo: Recibes un correo electrónico que solo requiere una respuesta rápida. En lugar de dejarlo para después, respóndelo de inmediato. Verás cómo al final del día, tu bandeja de entrada está más manejable y te sientes más productivo.
Aplica las propuestas de mejora de productividad
Mejorar la productividad en el trabajo no es una ciencia oculta y tampoco requiere de superpoderes. Con un poco de organización, las herramientas adecuadas y algunos cambios en tus hábitos diarios, puedes incrementar tu eficiencia y tener más tiempo para las cosas que realmente importan.
¡Implementa estas propuestas y observa cómo tu productividad se eleva como un cohete! Y recuerda, la clave está en encontrar lo que funciona mejor para ti y disfrutar del proceso. Quizás lo que le sirve a tu compañero, no te viene bien a ti y viceversa, por lo que no tengas miedo a probar nuevas técnicas. A base de prueba y error lograrás encontrar un método que encaje mejor con tu día a día.
