La gestión de equipos de trabajo es clave en el día a día de cualquier empresa. Esta gestión implica la capacidad que tiene un líder de trasladar los diferentes objetivos a un equipo y de conseguir la organización y coordinación perfecta de todos ellos para cumplirlos.
En este post vamos a conocer los tips y consejos más importantes para conseguir una buena gestión diaria con el equipo y que el trabajo salga sobre ruedas. ¡Empezamos!
¿Por qué es importante la gestión de equipos?
La gestión de equipos y liderazgo nunca es fácil. A los retos y problemas del día a día se suman las circunstancias y factores externos que pueden afectar al rendimiento de dicho equipo, por lo que la importancia reside en entender que estamos tratando en todo momento con personas.
Cada una de las personas que forma parte de un equipo es un mundo. No a todos nos afectan las mismas cosas por igual, tenemos unas habilidades más trabajadas y otras menos, nos rodean circunstancias distintas y tenemos problemas y preocupaciones diferentes.
Por lo que entender que no todos somos iguales es la clave principal que hay que tener en cuenta a la hora de dirigir un equipo. Pero, ¿cómo conocer y gestionar un equipo en el día a día?
¿Cómo se gestiona un equipo?
Ya sabemos que cada persona es distinta, y que es clave tener este punto claro a la hora de dirigir un equipo, pero hay otros muchos aspectos que tener controlados para que la gestión del equipo sea eficiente. Vamos a ver cómo nos pueden ayudar cada uno de ellos:
Conocer a las personas del equipo
Reunirte individualmente y de manera periódica con cada componente del equipo es un punto esencial. En estas reuniones, puedes extraer mucha información sobre el estado en el que se encuentra dicha persona: grado de motivación, de implicación con su trabajo y con la empresa, qué cosas le preocupan, cuáles le ayudan a seguir creciendo, puntos fuertes y más débiles…
De esta manera, podrás saber cómo sacar el máximo potencial a cada uno de ellos y anticiparte a situaciones complicadas teniendo controlado cómo se encuentran en cada momento.
Existen diferentes metodologías para aplicar en estas reuniones, como la metodología GROW, que nos proporciona la visión necesaria para extraer puntos de mejora que se pueden ir trabajando diariamente.
Confiar en los miembros del equipo
La confianza es fundamental, tanto del líder hacia su equipo, como viceversa, así como entre los miembros del grupo. Hay que apostar por cada una de las personas con las que se trabaja, orientarlas en los momentos que sea necesario y detectar de qué manera poder ayudarlas a seguir mejorando.
La confianza debe mantenerse hasta que se demuestre lo contrario. Si una persona encuentra respaldo en su propio equipo y siente que se confía en ella, conseguirá de manera más sencilla ir superando retos y se sentirá más involucrada e implicada en hacer un buen trabajo, por ella misma y por sus compañeros.
Escuchar
Hay que tratar de propiciar situaciones en las que el equipo hable, comente e intercambie impresiones. Para ello es indispensable escuchar abiertamente, no imponer tu opinión y debatir sobre puntos de vista diferentes para encontrar entre todos los miembros del equipo un punto de vista común.
Establecer manuales y procedimientos
Para que todo el equipo siga los mismos pasos es conveniente que los procesos diarios, semanales y mensuales sean conocidos y aplicados. Para ello deben existir manuales y procedimientos para poder consultar los procesos en todo momento, sobre todo cuando una nueva persona se incorpora al equipo.
Comunicar de manera clara
Para evitar confusiones, que puedan llegar a provocar pérdida de tiempo o incluso problemas, es necesario trasladar las peticiones/necesidades al equipo de manera clara, concisa y asegurarse de que todo ha quedado entendido por todas las partes.
Resolver dudas
Muy relacionado con el punto anterior, además de explicar las cosas de manera clara, hay que estar abierto y disponible en todo momento a resolver las dudas que les puedan surgir a los diferentes miembros del equipo.
Muchas veces varias personas pueden tener la misma duda, por ello, en función del caso, es bueno compartir la respuesta a esa duda con el resto de componentes del grupo. Así, además de poder aclarársela a otras personas, nos aseguramos de que se asienten aún más los procedimientos o pasos a seguir.
Empatizar
Ponerse en el lugar de otro es algo necesario en muchos aspectos de la vida, pero sobre todo, a nivel laboral. Pasamos muchas horas trabajando mano a mano con diferentes compañeros, por lo que es indispensable entender a la persona que tenemos al lado, sobre todo cuando se trata de trabajo en equipo.
Cuando hay un error o situación complicada, si se gestiona empatizando con las diferentes partes implicadas, hay más posibilidades de resolverlo mejor y más rápido.
Implicarte y ayudar
La frase “hoy por ti, mañana por mi” aplica perfectamente en este caso. Si un compañero o persona del equipo necesita ayuda en un momento determinado, poder echar una mano y sacarlo adelante entre todos, va a ayudar a cumplir los diferentes objetivos y a motivar y hacer más fuerte al grupo.
Organizar las tareas por prioridades
Lo normal es que coincidan en el tiempo varias tareas que tengan que gestionarse al mismo tiempo dado que todas ellas deben entregarse lo antes posible. Por ello, es clave clasificar estas tareas por orden de urgencia/importancia.
De esta manera el equipo tendrá marcadas las prioridades y sabrá en qué momento ponerse con cada una de ellas. Si aún no conoces la matriz de Eisenhower, es buen momento para comenzar a ponerla en práctica con la gestión del equipo.
Establecer fechas de entrega realistas
Relacionado con el punto anterior, muchas veces se necesita todo “para ayer”. Hay que entender que queremos que las cosas salgan bien y evitar “chapuzas” se deben dar tiempos razonables para la entrega de trabajos.
Si hay una circunstancia muy urgente, que se necesita en poco tiempo, se pueden reorganizar las tareas pendientes y mover fechas si fuera necesario, para adaptarse a esta nueva situación.
Distribuir la carga de trabajo
Si las personas del equipo tienen unas circunstancias similares (salario, horario, experiencia…) se debe controlar que la carga de trabajo sea equitativa y equilibrada.
De esta forma conseguiremos que los miembros del equipo no se comparen y que los trabajos salgan en el tiempo y forma precisa.
Motivar
Un equipo motivado, es un equipo implicado y comprometido. Si existe una buena motivación el “exigir” o “apretar” pasa a un segundo plano, porque son las propias personas del equipo las que van a esforzarse para llegar a conseguir los objetivos marcados.
Asumir los errores
Equivocarse es algo normal. Todos somos humanos. El error no es algo malo, al contrario, nos puede ayudar a mejorar. Donde podemos encontrar un problema es cuando el error es reiterado o si no se toma las medidas oportunas (y existentes) para evitarlo.
Hay que dar al equipo la confianza necesaria para que puedan comunicar que ha habido un fallo, en lugar de tratar de esconderlo, ya que esta opción nunca suele salir bien. Lo óptimo es comunicarlo y buscar juntos la solución al mismo.
Una vez se asume el error, el siguiente paso es pedir disculpas, tanto a las personas afectadas por ese error como al propio equipo. Un equipo comprometido llegará a hacer el “error suyo” y luchará por solventar la situación apoyando a la persona implicada.
Establecer KPIS
Gracias a los KPI’S podemos definir los objetivos a cumplir por cada miembro del equipo. De esta manera, también individualmente cada persona puede ver en qué punto se encuentra y trabajar en las áreas más delicadas para seguir mejorando.
Dar feedback
Cada persona necesita conocer en qué punto se encuentra. Para ello es muy conveniente tener de manera periódica un feedback constructivo, en el que hablar de los puntos fuertes de dicha persona y los puntos más flojos que podrían mejorarse.
Para una buena gestión de equipo, esta comunicación debe hacerse de manera asertiva y poniendo el foco en la mejora constante, pero valorando todo el esfuerzo llevado a cabo hasta el momento.
Se pueden realizar encuestas cada X meses donde los diversos miembros del grupo valoren al resto de sus compañeros indicando qué puntos se pueden seguir puliendo para tener una gestión cada vez más eficiente.
Las mejores herramientas de gestión de equipos
Para poner en práctica los puntos anteriores, existen muchas herramientas que nos pueden ayudar a llevar el control y tener una buena gestión de equipos dentro de la organización.
- Email: es la vía de contacto por excelencia con las diferentes personas del grupo. En el email se puede detallar toda la información, adjuntar archivos y hacer seguimiento gracias a las fechas de los envíos. Además, puedes gestionar el envío de correos desde cualquier punto y organizar tareas dando detalle de todo lo necesario.
- Chat de grupo: es muy conveniente tener un chat donde las diferentes personas del grupo puedan interactuar de manera instantánea. Hay herramientas creadas para ello además de Whatsapp (que suele quedar para un uso personal). Algunas de ellas son: Slack o Google Chat.
- Herramientas de almacenaje de información: al trabajar en grupo se genera mucha información a la que se tiene que acceder de manera rápida. Herramientas como Google Drive o Dropbox nos permiten almacenar por carpetas todo tipo de información que nos ayuda al trabajo diario.
- Herramienta de gestión de tareas: además del email, para llevar un control de las tareas pendientes, saber quien es el responsable directo de cada una de ellas, hacer seguimiento de fechas y prioridades, etc, se necesitan herramientas de gestión y control. Algunas que podemos destacar son Asana, Trello o Zoho Projects…
- Herramientas para videollamadas: actualmente el teletrabajo está a la orden del día, de ahí que las reuniones presenciales hayan dejado paso a las famosas videollamadas. Las reuniones para liderar al equipo de trabajo son muy necesarias, por lo que igual de necesario es tener videollamadas con los miembros del equipo. Herramientas como Google Meet o Microsoft Team nos permiten tenerlas y convocar a las personas implicadas en cada una de ellas.
- Herramientas para elaborar encuestas: como hemos comentado, conocer la opinión de los diferentes miembros del grupo siempre es enriquecedor y es lo que nos ayuda a seguir mejorando procesos. Google Forms permite hacer encuestas de todo tipo y enviárselas a las personas implicadas de manera sencilla y de forma gratuita. Además aporta los resultados tanto en gráficas como en excel para poder descargarlos y seguir analizando todos los aspectos importantes.
¿Cómo mejorar la gestión de equipos?
Para mejorar la gestión de equipos y liderar de manera eficiente lo primordial es conocer en profundidad a cada una de las personas que trabajan en dicho grupo.
No hay que tener miedo a la gestión de equipos más grandes. Lo que hay que tener en cuenta es que a más personas, más tiempo va a llevar el conocer a todas ellas en profundidad. De ahí que sean importantes las reuniones periódicas tanto individuales como de equipo.
El feedback, la comunicación constante y el seguimiento de la evolución de las tareas pendientes y de los resultados obtenidos por el grupo, tanto a través de los KPIS como de las encuestas mensuales. también son claves para una buena gestión.
Siguiendo todos estos pasos, podemos tener controladas cada una de las situaciones y lograr un trabajo común orientando al equipo a conseguir los objetivos gracias al trabajo en equipo.
Desde NeoAttack tratamos siempre de buscar una buena gestión de equipo para dar lo mejor de nosotros y hacer que los proyectos de nuestros clientes suban como la espuma.
Si quieres que tu proyecto sea llevado a lo más alto por un equipo comprometido e implicado, no dudes en contactar con nosotros.
¡Hasta la próxima!