El día a día de un project manager en marketing nunca es igual, siempre es dinámico y requiere de organización y adaptabilidad. Ser project manager es lo mismo que decir “ser un maestro de los procesos”. Todo pasa por ellos y todo debe estar bien organizado y gestionado. Si tuviésemos que hacerlo todo solos, nuestro trabajo no sería imposible, pero sí mucho más complicado. Por eso existen herramientas de project manager específicas.
Priorizar, comunicar, reportar… son muchas las tareas que llevar a cabo, aunque usemos metodologías concretas para cada tarea.
Todas estas herramientas y técnicas son capaces de facilitarnos la vida. Pero no todas valen ni todas son para lo mismo. Rara vez encontramos todas estas tareas que realizar en una única plataforma o herramienta, por eso es bueno tener sobre la mesa varias opciones, cada una en su especialidad y aplicación.
Herramientas de gestión de tareas
Trello
Trello es una herramienta de gestión de tareas basada en tableros y tarjetas, inspirada en la metodología Kanban. Es conocida por su interfaz visual intuitiva y su flexibilidad para adaptarse a diferentes tipos de proyectos, que es ideal para cualquier Project Manager.
Funcionalidades principales:
- 1. Tableros, listas y tarjetas para organizar tareas.
- 2. Posibilidad de adjuntar archivos, enlaces y comentarios a las tarjetas.
- 3. Integración con otras herramientas como Slack, Google Drive y Dropbox.
- 4. Etiquetas y fechas de vencimiento para priorizar y gestionar plazos.
- 5. Posibilidad de automatizar flujos de trabajo con Butler, una herramienta de automatización integrada.
Pros:
Interfaz intuitiva y fácil de usar, flexibilidad para personalizar tableros según las necesidades del proyecto, versión gratuita con funcionalidades útiles, integración con numerosas aplicaciones de terceros.
Contras:
Esta herramienta de project manager puede resultar limitada para la gestión de proyectos más complejos, algunas funcionalidades avanzadas requieren la versión de pago, la vista Kanban puede no ser suficiente para todos los usuarios.
Asana
Asana es una herramienta de project manager centrada en la gestión de proyectos y tareas que permite a los equipos planificar, organizar y gestionar el trabajo, desde tareas simples hasta proyectos complejos. Es conocida por su capacidad de adaptarse a diferentes metodologías de gestión de proyectos, no solo basándose en Kanban como en el caso de Trello.
Funcionalidades principales:
- 1. Creación de proyectos con tareas y subtareas.
- 2. Vistas de lista, tablero, calendario y cronograma para gestionar el trabajo.
- 3. Posibilidad de asignar tareas a miembros del equipo y establecer fechas de vencimiento.
- 4. Secciones y dependencias de tareas para organizar y priorizar el trabajo.
- 5. Integraciones con herramientas como Slack, Google Drive, Zoom y muchas más.
Pros:
Versatilidad en la gestión de proyectos con múltiples vistas, funcionalidades avanzadas de organización y planificación, integraciones robustas, facilidad para seguir el progreso y establecer prioridades, versión gratuita con características esenciales.
Contras:
Puede tener una curva de aprendizaje para usuarios nuevos, algunas funcionalidades avanzadas solo están disponibles en planes de pago, puede resultar excesivo para proyectos muy simples.
Zoho Projects
Zoho Projects es una herramienta de project manager que forma parte del ecosistema de aplicaciones de Zoho. Está diseñada para ayudar a los equipos a planificar, rastrear y colaborar en proyectos de manera eficiente, ofreciendo una amplia gama de funcionalidades para la gestión de tareas, recursos y tiempo.
Funcionalidades principales:
- 1. Permite la creación de tareas y subtareas con fechas de vencimiento, prioridades y asignaciones a miembros del equipo.
- 2. Visualiza el progreso del proyecto y ajusta plazos y dependencias de tareas.
- 3. Registra el tiempo dedicado a cada tarea y genera informes de tiempo.
- 4. Almacena, comparte y colabora en documentos directamente desde la plataforma.
- 5. Incluye herramientas como foros, chats, y flujos de actividades para mejorar la comunicación.
- 6. Genera informes detallados sobre el progreso del proyecto, el tiempo dedicado y los recursos utilizados.
- 7. Se integra con otras aplicaciones de Zoho y con herramientas externas como Google Drive, Slack, Microsoft Teams, y más.
Pros:
- Funciona perfectamente con otras aplicaciones de Zoho, proporcionando una solución integral para la gestión empresarial.
- Fácil de usar y navegar, lo que facilita la adopción por parte de los equipos.
- Ofrece una amplia gama de herramientas para la gestión integral de proyectos.
- Adecuado para equipos de diferentes tamaños, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones.
- Permite la personalización de flujos de trabajo y procesos según las necesidades del proyecto.
Contras:
- Puede requerir tiempo para que los nuevos usuarios se familiaricen con todas las funcionalidades disponibles.
- Aunque tiene una versión gratuita, muchas funcionalidades avanzadas están disponibles solo en los planes de pago.
- En proyectos muy grandes y complejos, el rendimiento puede verse afectado.
- Aunque se integra bien con aplicaciones de Zoho, las integraciones con herramientas externas pueden no ser tan completas como las ofrecidas por competidores específicos de gestión de proyectos.
Herramientas de comunicación
Slack
Slack es una plataforma de comunicación en equipo que facilita la colaboración mediante mensajes instantáneos, canales organizados y una amplia integración con otras aplicaciones y servicios.
Funcionalidades principales:
- 1. Canales organizados por temas, proyectos o equipos.
- 2. Mensajería directa para conversaciones individuales.
- 3. Integración con numerosas herramientas como Google Drive, Trello, Asana y más.
- 4. Búsqueda avanzada de mensajes y archivos.
- 5. Funcionalidades de videollamadas y llamadas de voz.
- 6. Bots y automatizaciones para mejorar la productividad.
Pros:
Esta herramienta de project manager tiene una interfaz intuitiva y fácil de usar, integración con múltiples aplicaciones, permite organizar la comunicación de manera efectiva, opciones de personalización con bots y automatizaciones.
Contras:
Puede generar exceso de notificaciones si no se gestiona bien, la versión gratuita tiene limitaciones en el historial de mensajes y almacenamiento, puede ser costoso para equipos grandes.
Microsoft Teams
Microsoft Teams es una plataforma de colaboración que integra chat, videoconferencias, almacenamiento de archivos y aplicaciones de Office 365, facilitando la comunicación y colaboración dentro de los equipos de trabajo.
Funcionalidades principales:
- 1. Chats en equipo y mensajería directa.
- 2. Videoconferencias y llamadas de voz.
- 3. Integración con las aplicaciones de Microsoft Office 365.
- 4. Almacenamiento y compartición de archivos en OneDrive y SharePoint.
- 5. Canales y equipos para organizar la comunicación y colaboración.
- 6. Funcionalidades de colaboración en documentos en tiempo real.
Pros:
Integración fluida con el ecosistema de Microsoft Office 365, capacidades robustas de videoconferencia y llamadas, almacenamiento centralizado de archivos, opciones avanzadas de seguridad y cumplimiento.
Contras:
Curva de aprendizaje más pronunciada para usuarios nuevos, puede ser excesivo para equipos pequeños que no usan Office 365, la versión gratuita tiene limitaciones en comparación con la suscripción de pago.
Herramientas de seguimiento en el tiempo
Toggl
Toggl es una herramienta de seguimiento del tiempo que permite a los usuarios rastrear y gestionar el tiempo dedicado a diversas tareas y proyectos de manera sencilla e intuitiva.
Funcionalidades principales:
- 1. Temporizador de un clic para rastrear el tiempo en tiempo real.
- 2. Informes detallados y análisis de tiempo.
- 3. Integración con aplicaciones como Trello, Asana, Slack, y más.
- 4. Funcionalidades de equipo para la gestión de múltiples usuarios.
- 5. Etiquetas y proyectos para organizar y categorizar el tiempo rastreado.
- 6. Aplicaciones móviles y de escritorio para seguimiento en cualquier lugar.
Pros:
Interfaz fácil de usar, informes detallados y personalizables, integración con numerosas herramientas, versiones móvil y de escritorio, versión gratuita con funcionalidades esenciales.
Contras:
La versión gratuita tiene limitaciones en la cantidad de proyectos y usuarios, algunas funcionalidades avanzadas solo están disponibles en los planes de pago, puede resultar básico para necesidades de seguimiento del tiempo más complejas.
Harvest
Harvest es una herramienta de seguimiento del tiempo y gestión de facturación que permite a los equipos rastrear el tiempo trabajado y gestionar proyectos y facturas de manera eficiente.
Funcionalidades principales:
- 1. Temporizador para rastrear el tiempo en tiempo real.
- 2. Generación de informes detallados de tiempo y costos.
- 3. Facturación integrada para convertir el tiempo rastreado en facturas.
- 4. Gestión de proyectos y tareas con presupuestos y alertas.
- 5. Integraciones con herramientas como Trello, Asana, Slack, QuickBooks, y más.
- 6. Aplicaciones móviles y de escritorio para seguimiento en cualquier lugar.
Pros:
Interfaz intuitiva y fácil de usar, integraciones robustas con herramientas populares, facturación integrada, informes detallados y personalizables, versión gratuita disponible.
Contras:
Algunas funcionalidades avanzadas de esta herramienta de project manager están limitadas a los planes de pago, puede resultar costoso para equipos grandes, la curva de aprendizaje de esta herramienta de project manager puede ser pronunciada para usuarios nuevos en la gestión de facturación.
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Siempre decimos que adaptarse es la clave para sobrevivir en el mundo del marketing digital. El mundo, las tendencias, el conocimiento… todo avanza tan rápido que debemos ser capaces de adaptarnos con agilidad. Cuanto más controlados tengamos los procesos del día a día, mucho mejor.
Estas herramientas de project manager pueden suponer una diferencia abismal en cuanto a la gestión de los proyectos. Es importante elegir las herramientas correctas, sí, pero más aún en saber adaptarlas a las necesidades específicas de cada proyecto y equipo y, sobre todo, elegir el equipo profesional que te ayude a alcanzar los objetivos.
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