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¿Qué es una presentación de proyecto y cómo hacerla?

por | Feb 21, 2023 | NEGOCIOS Y ESTRATEGIAS | 0 Comentarios

Una presentación de proyecto es el inicio de una buena estrategia de Marketing Digital. Si quieres saber cómo hacerlo y los pasos que debes seguir, aquí te lo contamos. Desde el análisis y estudio previo hasta cómo presentar un proyecto a nuestros clientes. Sin olvidar el contenido que no puede faltar en ella.

Es importante tener claro que una presentación de proyecto, debemos tener claro que es una guía detallada de los pasos que se deben seguir para la consecución de los objetivos previamente establecidos. Para ello, tanto el Project Manager como el equipo es importante que estudie y analice previamente el sector, el mercado, la competencia y la situación actual en la que nos encontramos. Y a partir de ahí comenzar con su desarrollo.

¿Cómo creéis que un cliente pueda entender la importancia de cada fase sin una buena presentación de proyecto? Es imposible. Debemos involucrar al cliente para poder contar con su compromiso y así también garantizar que entienda el porqué de las tácticas que se recomiendan activar en su estrategia. Si el cliente no comprende lo que le explicamos, no va a dar valor al esfuerzo que siempre implica un desarrollo global de una estrategia de Marketing digital. Y lo más importante, cuando los resultados tarden en llegar o ocurra un imprevisto, automáticamente desconfiará de las personas que hay detrás del proyecto. Ya que de base no ha entendido todo y esto solo lleva a pérdida de oportunidades para el propio cliente.

Por ello, os vamos a ayudar a diseñar y presentar una muy buena presentación de proyecto para adelantarnos a todo lo mencionado.

Lista de tareas de lo que tienes que llevar a una presentación de proyecto

A continuación vamos a listar todas las tareas necesarias para su creación.

Definición de Objetivos

Lo primero siempre es contar con un briefing bien detallado por parte del cliente, donde se le pregunte todo tipo de detalles importantes de cara a conocer la situación de su empresa. Aquí es donde podremos ver cuales son los objetivos que buscan como compañía para poder así desarrollar una presentación de proyecto orientada a ellos.

Tras la revisión, siempre debemos mantener una reunión específica con el cliente para asegurarnos de que los objetivos están claros. Y aprovechar para resolver dudas que haya en ambas partes. 

Los objetivos de negocio debemos asegurarnos que son SMART:

  • Specific (específicos): Dirigidos hacia un área o tarea en particular.
  • Measurable (medibles): Que se puedan medir, es decir basados en KPIs. Si no se pueden medir jamás sabremos si lo hemos logrado y tampoco podremos tomar decisiones.
  • Achievable (alcanzables): Siempre pensando en la situación actual de la empresa, sector y situación global actual.
  • Relevant (relevantes): De real interés para el negocio y que realmente ayude al crecimiento y evolución de la empresa.
  • Time-bound (con fecha límite): Con una fecha exacta de finalización, dependiendo de esta fecha podremos tomar decisiones sobre qué es mejor activar. No todas las tácticas serían válidas si la necesidad es conseguirlo en 3 meses o en 2 años.

Y ayudar al cliente a definirlos de este modo si no es el caso. ¿No os ha pasado que el objetivo de vuestro nuevo cliente es tan solo “vender más”? Aquí es donde debéis de ayudarle haciendo las preguntas adecuadas.

¿Vender más el qué? 

¿Qué productos o servicios son los más importantes para ti? 

Vender más pero ¿cuánto más?

¿Comparado a qué periodo del negocio?

¿Dispones de todas las herramientas necesarias para lograr el objetivo?

¿El objetivo se adapta al contexto en el que nos encontramos?

¿En cuánto tiempo debemos lograr este objetivo? ¿Un mes, 6 meses o quizás 1 año?

Con todo contestado y claro, ya sí podemos trabajar en el diseño de la estrategia.

Análisis de situación (interno y externo)

Como Project Manager es vital transmitir bien la información al equipo de trabajo para que el comienzo del análisis sea efectivo y productivo. Por lo que explicar todos los detalles sin omitir información que creas irrelevante, va a garantizar el éxito de un buen estudio para la creación de la estrategia.

Tras esto, ya estamos preparados para comenzar con el análisis exhaustivo del sector, el mercado, el público objetivo, la competencia, la situación actual y todo lo que nos pueda guiar a la toma de una decisión u otra.

No pueden faltar jamás estos 3 estudios que siempre analizamos:

  • Análisis DAFO: Debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades.
  • Análisis del buyer persona: ¿Quién es nuestro buyer persona? ¿Cómo puede ayudarle nuestra empresa? ¿Por qué? ¿Cómo?
  • Benchmark
  • Análisis de la competencia: Tanto la competencia aspiracional como la directa. Conociendo las virtudes y fortalezas de nuestros competidores podemos sentar las bases de lo que necesitamos hacer. También es una oportunidad de aprender de las mejores prácticas utilizadas por ellos.

En la presentación de proyecto este análisis hará que el cliente entienda de dónde partimos y que tenemos a nuestro alrededor. Así serán conscientes de los posibles puntos a favor o en contra que tienen y con los que se arranca la estrategia.

Planteamiento estratégico

Llegamos a la fase de acción. En esta fase, ya con toda la información recogida anteriormente, podemos diseñar a medida un plan estratégico para el cliente. E irlo plasmando en nuestra presentación de proyecto lo más claro posible.

No perdamos de vista que esta presentación es para el cliente, y él la debe de entender. No solo cuando se la mostremos y expliquemos. Si no que cuando la consulte o comparta con su empresa, sea lo más sencilla posible. Sabemos que las tácticas en el mundo del marketing digital no son fáciles a veces de comprender, y es inevitable que al inicio cueste. Por eso, debemos crear el planteamiento estratégico lo menos técnico posible. Introduciendo elementos visuales que ayude a entender todo.

Antes de explicar cada estrategia. Debemos detenernos para contar las áreas de mejora que consideramos importantes en su web, fichas de Google My Business, y todo lugar visible y por donde un usuario pueda interactuar con ellos. Ya que de esto también depende mucho los buenos resultados del proyecto. Ejemplo claro para que nos entendéis. De nada sirve activar campañas publicitarias llevando tráfico a la tienda online del cliente si no funciona el método de pago. Y sí, esto es algo exagerado, pero pasa. Y como esto hay muchos más puntos importantes que surgen en este análisis inicial que metemos en las áreas de mejora.

  • Títulos no atractivos y directos
  • Contenidos no claros y nada relevantes
  • Datos de contacto y formularios que no son visibles
  • No tener llamadas a la acción que inviten al usuario a interactuar
  • Que no sea responsive y no se adapta a cualquier dispositivo.
  • Fichas de producto sin imágenes y sin información.
  • etc. Y aquí podríamos seguir infinitamente.

Y ahora sí, detalla cada estrategia en la presentación de proyecto con un primer estudio de la competencia y tras ello como queremos ponerlo nosotros en marcha. Sin mezclar estrategias. Si se van a activar 5 tipos de estrategias diferentes, cada una bien diferenciada y con sus propios datos y propuestas.

Y por último concluir siempre con las ideas extra que ha determinado el equipo de especialistas sobre su estrategia. En ocasiones los clientes no comienzan activando una estrategia global. Sea por limitaciones de presupuesto de marketing o por desconocimiento de los mismos. A nosotros nos gusta hacer un brainstorming final en conjunto. En esa sesión apuntamos todo lo que al cliente le puede beneficiar tener o hacer. Sabemos que hay algunos puntos que quizás aún no estén preparados para desarrollar, pero eso no quita que deban tener el conocimiento de que cuando sea el momento, deberán ponerlo en práctica.

Y si solo ha sido por falta de conocimiento y pueden comenzar a hacerlo, eso que el proyecto gana. Centrarnos solo en lo que nos piden activar es un error. Ya que los expertos en Marketing digital somos nosotros y nos contratan justo para eso ¡Qué mejor forma que dejarlo reflejado en la presentación de proyecto!

cómo presentar un proyecto

¿Cómo iniciar la presentación de un proyecto?

Te explicamos cómo puedes iniciar una presentación de proyecto que capte la atención del cliente. Ya que el primer impacto es clave para una primerísima buena impresión. Parece obvio pero una buena introducción, verbal y visual asegura como mínimo el interés del resto de todo lo que vayas a contar. Y estas son las 4 cosas que nosotros jamás olvidamos hacer al iniciar.

  1. Usa los primeros segundos de la presentación para llamar la atención: haz una pregunta retórica, usa una estadística impactante, una cita famosa. Siempre orientado a lo que a continuación vas a exponer.
  2. Usar frases cortas y directas, acompañadas de imágenes o material gráfico relacionado con su sector y negocio en la introducción.
  3. Adapta el formato de la presentación de proyecto lo máximo posible a su imagen corporativa, que se vea un trabajo cuidado y hecho por y para ellos.
  4. Y recuérdale por qué está haciendo esto. Su objetivo, lo que de verdad le importa. Cuando les das tanta información nueva y que les cuesta entender, pueden empezar a dudar de la decisión que han tomado. Y lo que les está costando, ya que pierden el foco de por qué están ahí contigo. Así que recordar al inicio el objetivo es un paso más para el éxito. Que vean que tú también has entendido su necesidad más importante.

¿Cómo presentar un proyecto a un cliente?

Una vez ya captada su atención. Comenzamos con la presentación de proyecto diseñada para su negocio.

Tu explicación debe ser clara, sencilla y limpia, igual que las diapositivas como mencionamos antes. Y sobre todo, poner ejemplos, muchos ejemplos. Es la manera más directa de que alguien que no conoce a fondo el marketing digital, pueda captar lo que le intentas transmitir.

Cada vez que digas un término técnico necesario para la explicación, para y explica lo que es. No al final. Ahora. Si no, le has perdido.

Asegúrate que ha entendido cada fase de la presentación de proyecto. No pases a nada nuevo sin preguntar si hay dudas o si necesita otra explicación diferente.

Mantén el contacto con las personas a las que le estas explicando todo. La mayoría de la gente tiende a no conseguir tener atención durante una presentación completa. Así que si les involucras en la explicación, les haces preguntas que no generen largos debates y les mencionas de vez en cuando por su nombre. Puedes garantizar una mayor atención.

Si has llegado hasta aquí, puedes pensar que tanta acción con el cliente pueda agotarles. Por ello, el ritmo de la presentación de proyecto debe ser fluido pero no rápido y sin descansos. ¿A qué nos referimos con esto? A que son importantes los silencios, no les tengáis miedo. Ayudan a la comprensión de lo escuchado, a poder pensar y quizás darse cuenta de que tienes preguntas. Y dar valor al contenido visual que están presenciando, permitiendo fijarse más detalladamente en gráficas, imágenes importantes o puntos aclaratorios colocados en una diapositiva.

Demuestra lo que dices con hechos. Mostrar o contar casos de éxito como ejemplo de lo que estás exponiendo ayuda a que el cliente se vea reflejado. Obviamente, cuando hagas esto, debe ser lo más parecido a su situación, sector o que se asemeje a la misma problemática que estéis explicando. De lo contrario parecerá solo egocentrismo. Lo usamos no para que se vea lo buenos que somos, si no para crear confianza con el cliente. Que se pueda identificar con ese caso y entender lo que le estamos recomendando.

Desde Neoattack siempre finalizamos una presentación de proyecto con tips, tácticas, ideas y demás oportunidades que todo el equipo ve sobre su negocio. Nos da igual si solo ha comenzado el proyecto con  una estrategia de posicionamiento seo, nosotros queremos ayudar a los clientes a que consigan su objetivo. Y les hacemos saber cuales son las tantas acciones que pueden llevarle más lejos independientemente que lo haga en ese momento o más adelante. De este modo también ve implicación total por parte del equipo de trabajo.

Y por supuesto parte de la presentación de proyecto es también la contestación a la infinidad de preguntas que van a surgir durante la misma. No es un monólogo. Por eso debes estar preparado para poder contestar cada una de las preguntas que te hagan. Durante el diseño de la estrategia, intervienen muchos especialistas. Así que como Project Manager hay que asegurarse de entender hasta la última coma. Con trabajo en equipo garantizamos que todo esté claro internamente para poder comunicarlo.

presentación de proyectos empresariales

Comunicación verbal y lenguaje corporal para transmitir seguridad

Ahora vamos a detenernos en la seguridad y la importancia que tiene a la hora de que tus oyentes confíen en lo que explicas.

La mejor herramienta para transmitir esa seguridad es el lenguaje corporal y verbal. Las miradas, gestos, tono de voz, y demás formas de expresión juegan un crucial papel en la confianza que queremos tener de nuestro cliente.

Te vamos a enumerar todas las que puedes poner en práctica en la presentación de proyecto:

Contacto visual

Es importante mirar a los ojos a tu cliente. Si lo haces mientras que estás hablando, aumenta la atención que te presta. Y si lo haces mientras él es el que habla, sentirá que verdaderamente le estas escuchando.

Gestos activos

La gesticulación enfatiza las palabras y ayuda a transmitir el mensaje que quieres hacer llegar. Pero cuidado con exagerar, puedes causar el efecto contrario y hacer que el cliente preste atención únicamente a los gestos mal usados.

Sonreir

Automáticamente aporta cercanía y sinceridad. Si lo haces de manera natural transmites esa energía positiva que se necesita al hablar de temas tan importantes. En una presentación de proyecto podemos de inicio sonriendo hacer que se formen una opinión más favorable de ti.

Tono de voz

Si hablamos con un tono de voz alto y firme los temas a tratar quedan claros. Sin hablar de la desconfianza que genera una voz temblorosa. Sin esta firmeza en la voz, corremos el riesgo, por muy bien atado que esté todo, generar desconfianza.

Y como desde Neoattack hacemos la presentación de proyecto por videollamada, no podemos olvidarnos de estos consejos que son tan importantes como los anteriores. Hablamos ahora de la comunicación no verbal en una videollamada, detalles que a veces ni reparamos en ellos.

Buena conexión a internet

Es básico, tener mala conexión y realizar la presentación con cortes es un verdadero caos. fracaso garantizado, ya que el mensaje jamás va a quedar claro.

Antes de comenzar, realiza una prueba con algún compañero para asegurarte de que todo está bien y no debes buscar opciones alternativas.

Fondo de la videollamada

Escoger uno corporativo y liso que sobre todo tenga como función no distraer al cliente con otras cosas que puedan ocurrir a tu alrededor durante la exposición.

Mirada hacia la cámara

Como explicamos antes, mirar a los ojos es vital, por ello en las videollamadas no caigas en el error de mirar a la pantalla. Siempre a la cámara, es lo que hace que de la sensación de que les estás mirando directamente a ellos.

Postura

Aunque nos encontramos sentados frente a un ordenador, la postura durante toda la presentación de proyecto debe ser recta y erguida pero natural. No cabe duda de que descuidar la postura da muy mala imagen.

Como podéis ver nos tomamos muy en serio una presentación de proyecto a un nuevo cliente. Es el comienzo de una sana y buena relación de trabajo. Queremos ser parte de su objetivo y de su camino para lograrlo. Así que no cuidar cada uno de los detalles hablados en este artículo sería signo de falta de interés.

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