En el dinámico mundo laboral actual, el control horario se ha convertido en una herramienta esencial para garantizar la eficiencia y el cumplimiento normativo en las empresas.
Con la reciente aprobación de la nueva ley de control horario en España, es crucial que tanto empleadores como empleados comprendan sus implicaciones y adopten las mejores prácticas para su implementación.
En este artículo de NeoAttack, te contamos los diferentes tipos de herramientas y programas para el control horario de trabajadores que existen actualmente. Además, podrás encontrar una selección de las cuatro mejores herramientas para pequeñas y medianas empresas en función de sus características y facilidad de uso.
¿Qué es el control horario?
El control horario es un sistema que permite registrar las horas de entrada y salida de los empleados, así como las pausas durante la jornada laboral. Este registro no solo asegura el cumplimiento de la normativa laboral vigente, sino que también facilita la gestión de recursos humanos y promueve una cultura de transparencia y responsabilidad en el entorno laboral.
El control horario de trabajadores, un sistema que registra con precisión las horas de entrada y salida de los empleados, así como las pausas realizadas durante la jornada laboral, se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas modernas. Este registro detallado no solo garantiza el cumplimiento de las normativas laborales vigentes, evitando posibles sanciones y conflictos legales, sino que también facilita la gestión eficiente de los recursos humanos.
Al proporcionar datos precisos sobre las horas trabajadas, el control horario permite a las empresas optimizar la asignación de personal, identificar áreas de mejora en la productividad y tomar mejores decisiones sobre la contratación y la gestión del tiempo. Además, promueve una cultura de transparencia y responsabilidad en el entorno laboral, al establecer un marco claro para el registro de las horas y fomentar la confianza entre empleados y empleadores.
Las empresas pueden implementar el control horario a través de diversas herramientas, como sistemas de fichaje electrónico, aplicaciones móviles o registros manuales. La elección del método adecuado dependerá de las necesidades y características de cada empresa, pero es fundamental garantizar la fiabilidad y accesibilidad de los datos registrados.
Evolución del control horario en España
Desde mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados, independientemente de su tamaño o sector. Esta medida, establecida por el Real Decreto-ley 8/2019, buscaba combatir la precariedad laboral y garantizar que se respetaran los límites de la jornada laboral establecidos por la ley.A partir de mayo de 2019, se implementó en España una normativa laboral crucial que afecta a todas las empresas, sin importar su tamaño o sector. Esta normativa, establecida por el Real Decreto-ley 8/2019, exige a las empresas llevar un registro diario detallado de las horas trabajadas por cada uno de sus empleados.
La razón fundamental detrás de esta medida es doble: por un lado, busca combatir la precariedad laboral que a menudo se manifiesta en forma de horas extras no remuneradas o jornadas laborales excesivamente largas. Por otro lado, busca garantizar que todas las empresas respeten escrupulosamente los límites de la jornada laboral establecidos por la ley.
Este control diario de horas trabajadas no solo beneficia a los empleados, al proporcionarles una evidencia clara y objetiva de sus horas trabajadas, sino que también ayuda a las empresas a mantener un control más preciso y transparente de las horas trabajadas por sus empleados, evitando así posibles disputas laborales y asegurando el cumplimiento de la normativa vigente.
La nueva ley de control horario en 2025
En febrero de 2025, el Gobierno español aprobó un anteproyecto de ley que introduce cambios significativos en la regulación del control horario de los trabajadores. Entre las principales novedades se incluyen:
- Reducción de la Jornada Laboral: La duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo se reduce de 40 a 37,5 horas semanales, sin reducción salarial. Esta medida busca mejorar la conciliación entre la vida laboral y personal, así como aumentar la productividad.
- Registro Horario Digital: Se establece la obligatoriedad de implementar un sistema de registro horario digital que permita a la Inspección de Trabajo acceder en tiempo real a los datos de la jornada laboral de los empleados.
- Derecho a la Desconexión Digital: Se refuerza el derecho de los trabajadores a la desconexión fuera de su horario laboral, prohibiendo a las empresas contactar a los empleados fuera de su jornada, salvo en situaciones de emergencia.
Importancia del control horario de trabajadores para las empresas
Implementar un sistema efectivo de control horario ofrece múltiples beneficios para las empresas:
- Cumplimiento Legal: Garantiza que la empresa cumple con la normativa vigente, evitando posibles sanciones derivadas de incumplimientos.
- Gestión Eficiente del Tiempo: Permite una mejor planificación de las tareas y una distribución equitativa de la carga laboral entre los empleados.
- Transparencia: Fomenta una cultura de confianza y responsabilidad, ya que tanto empleadores como empleados tienen acceso a información clara sobre las horas trabajadas. : Debe existir una comunicación abierta y transparente entre la empresa y sus empleados en relación con el control horario y cualquier tema relacionado con el tiempo de trabajo.
- Detección de Ineficiencias: Ayuda a identificar áreas de mejora en la gestión del tiempo y la productividad.
- Concienciar a los Empleados: Los empleados deben comprender la importancia del control horario y cómo contribuye a un ambiente de trabajo justo y equitativo.
- Liderazgo Responsable: Los líderes y gerentes deben predicar con el ejemplo, respetando las horas de trabajo y fomentando un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal.
Consejos para Implementar un Sistema de Control Horario Efectivo
- 1. Establecer Políticas Claras:
- Definir y comunicar claramente las políticas de la empresa sobre el control de horarios, incluyendo qué horas se consideran laborables, cómo registrar las horas extraordinarias, los procedimientos para solicitar y aprobar ausencias y permisos, y las consecuencias del incumplimiento de estas políticas.
- Asegurarse de que todos los empleados comprendan estas políticas y tengan acceso a ellas en todo momento.
- 2. Utilizar Herramientas Digitales:
- Optar por un software o sistema de control horario que se adapte a las necesidades específicas de la empresa, considerando el tamaño de la empresa, el tipo de trabajo que se realiza, y si los empleados trabajan de forma remota o presencial.
- Elegir un sistema que sea fácil de usar para los empleados y que permita a los responsables de la empresa realizar un seguimiento preciso de las horas trabajadas.
- Algunas opciones incluyen sistemas de fichaje electrónico, aplicaciones móviles para el registro de horas, o software de gestión de proyectos que incluya funciones de control horario.
- 3. Formar al Personal:
- Proporcionar formación y capacitación a todos los empleados sobre cómo utilizar el sistema de control horario de manera correcta.
- Explicar la importancia del cumplimiento de las políticas de registro de horas y cómo el sistema beneficia tanto a la empresa como a los empleados.
- Resolver cualquier duda o inquietud que los empleados puedan tener sobre el sistema y su implementación.
- 4. Fomentar la Transparencia:
- Permitir que los empleados tengan acceso a sus propios registros de horas trabajadas en todo momento.
- Esto les permite verificar la precisión de los registros y detectar cualquier error o discrepancia.
- La transparencia también fomenta la confianza entre la empresa y los empleados y promueve un ambiente de trabajo más abierto y colaborativo.
- 5. Realizar Seguimientos Periódicos:
- Establecer un proceso para revisar regularmente los registros de horas trabajadas de los empleados.
- Esto permite identificar cualquier inconsistencia, error, o área de mejora en el sistema.
- Los seguimientos periódicos también pueden ayudar a detectar posibles problemas de incumplimiento de las políticas de la empresa o de horas extraordinarias no autorizadas.
- 6. Adaptar el Sistema a las Necesidades de la Empresa:
- Tener en cuenta factores como el trabajo remoto, los turnos rotativos, o los horarios flexibles al implementar y gestionar el sistema de control horario.
- Asegurarse de que el sistema sea lo suficientemente flexible para adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa y de los empleados.
- Considerar la posibilidad de utilizar diferentes herramientas o sistemas para diferentes departamentos o tipos de trabajo, si es necesario.
- 7. Cumplir con la Normativa:
- Asegurarse de que el sistema de control horario y las políticas de la empresa cumplan con la normativa laboral vigente en el país o región donde opera la empresa.
- Mantenerse actualizado sobre cualquier cambio en la legislación que pueda afectar al control horario y adaptar el sistema y las políticas en consecuencia.
- 8. Proteger la Privacidad de los Datos:
- Asegurarse de que el sistema de control horario cumpla con las leyes y regulaciones de protección de datos y privacidad.
- Implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales de los empleados y garantizar que solo el personal autorizado tenga acceso a ellos.
- 9. Evaluar y Mejorar el Sistema:
- Realizar evaluaciones periódicas del sistema de control horario para medir su eficacia e identificar áreas de mejora.
- Solicitar feedback de los empleados sobre el sistema y su funcionamiento y tener en cuenta sus sugerencias para realizar cambios y mejoras.
- El objetivo es contar con un sistema que sea eficiente, preciso, y que cumpla con las necesidades de la empresa y de los empleados.
Métodos de control horario
Manual
Anotación física de horas de entrada y salida en un libro o hoja de registro. Este método, aunque sencillo, puede ser propenso a errores y falsificaciones.
Hojas de Cálculo
Utilización de herramientas como Microsoft Excel o Google Sheets para registrar y calcular las horas trabajadas. Requiere un proceso manual de introducción de datos y puede ser susceptible a errores humanos.
Relojes de Fichaje
Sistemas que registran las entradas y salidas de los empleados mediante tarjetas, huellas dactilares, reconocimiento facial u otras tecnologías biométricas. Ofrecen un mayor control y precisión que los métodos manuales.
Software de Control Horario
Soluciones digitales que automatizan el registro y seguimiento de las horas trabajadas. Pueden incluir funciones como fichajes automáticos, informes detallados, gestión de ausencias y vacaciones, y acceso desde dispositivos móviles.
¿Cómo funciona un software de control horario?
Hay varios estilos de herramientas y softwares de control horario.
Duracional
Se trata de una herramienta o aplicación en la que el empleado introduce el número de horas empleados en una tarea de forma manual, independientemente del tiempo dedicado a su realización.
Cronológico por tareas
Antes de comenzar a realizar una tarea, el empleado debe marcar el inicio de forma manual y el programa controlará el tiempo que tarda en hacerla.
Registro de entrada y salidas
El sistema solamente requiere marcar el inicio y el final de la jornada laboral. Este tipo de software no suele interesar realmente a las pequeñas empresas en las que sus empleados son multitarea, ya que no permite medir realmente cuánto tiempo se dedica a cada cosa.
Monitoreo
Un software de control horario basado en el monitoreo permite registrar de manera automática el tiempo que utiliza el empleado el ordenador.
Geolocalización
Algunas apps de control horario permiten registrar tiempos en función de la posición geográfica donde se encuentre el empleado. Es decir, se sabrá las horas que ha dedicado el empleado si se mantiene en el puesto de trabajo.
Sistemas Biométricos
Utilizan características físicas únicas de los empleados, como huellas dactilares, reconocimiento facial o escaneo de iris, para identificar y registrar sus entradas y salidas. Proporcionan un alto nivel de seguridad y precisión, minimizando el riesgo de fraude.
Aplicaciones Móviles
Permiten a los empleados fichar y registrar sus horas de trabajo desde sus teléfonos inteligentes o tabletas. Ofrecen flexibilidad y comodidad, especialmente para trabajadores remotos o en movimiento.
Integración con Sistemas de Nómina
Algunos softwares de control horario se integran con sistemas de nómina, facilitando el cálculo automático de salarios y pagos, y reduciendo la carga administrativa.
Geolocalización
Algunas aplicaciones móviles y software de control horario utilizan la geolocalización para registrar la ubicación de los empleados al fichar, lo que puede ser útil para empresas con trabajadores en múltiples ubicaciones o que realizan trabajo de campo.
Herramientas para el control horario de tu empresa
¡Te presentamos algunas de las herramientas o plataformas útiles para RRHH y el control horario de trabajadores:
Factorial RRHH, la mejor herramienta gratuita para el control de personal y gestión de vacaciones
Factorial RRHH es una empresa creada en Barcelona por Pau Ramon (CTO) y Jordi Romero (CEO). Se trata de un software enfocado a gestionar Recursos Humanos en pequeñas y medianas empresas. Factorial RRHH ofrece diferentes funcionalidades que facilitan los procesos de control horario, la gestión de los días festivos o las ausencias y retrasos del personal. Además, también ofrece un calendario muy visual de todo el equipo y envía las nóminas a todos los trabajadores de forma automática.
Uno de los atributos que destacan de esta herramienta es que es gratis y para siempre.
La característica más interesante de esta plataforma es el control horario y gestión de ausencias. El propio empleado podrá solicitar una determinada ausencia a la persona encargada de su gestión. La plataforma notifica a dicha persona de la decisión tomada desde la dirección y se actualizará automáticamente el calendario. Así, Factorial RRHH te permite gestionar las vacaciones de los empleados de una forma muy sencilla y controlada. No tendréis ningún problema respecto los días libres que han utilizado o los que les quedan en el año.
De la misma forma, a través Factorial RRHH se pueden gestionar los beneficios que quieras ofrecer a tus empleados: aumentar el sueldo, implementar planes de retribución flexible, ofertas para gimnasios y salas de fitness o los conocidos tickets restaurant, entre otras opciones.
Esta herramienta permite almacenar toda la documentación de la empresa y los empleados en una plataforma 100% segura.
Sesame, herramienta para control de tiempos y horarios
Se trata de una aplicación móvil pensada para que cualquier empresa pueda llevar un control horario de su equipo de trabajo. Sesame, compañía española fundada en 2015, busca adaptarse a un nuevo contexto laboral y sustituir así a las antiguas máquinas de fichar. La aplicación cuenta con un control de acceso multidispositivo, fichajes geolocalizados, gestión de incidencias y visualización de la jornada en un mismo cuadrante.
Dentro del control horario, esta aplicación permite gestionar los turnos en función del empleado, las fechas y los horarios de una manera muy visual.
Intratime, App o reloj de fichar
Es imprescindible que las empresas registren las horas de los empleados, por ejemplo, para conocer el número de horas extraordinarias o para tener más control sobre los puestos a tiempo parcial. Intratime es una aplicación que funciona como una máquina de fichar y garantiza su fiabilidad ya que está vinculada a Google Maps. Es decir, el empleado no podrá fichar si no está dentro de la oficina o la zona en la que debe trabajar.
Billage, herramienta para el control de horas y CRM
Esta aplicación funciona como un gestor de tiempos y tareas para pequeñas empresas que quieren mejorar su productividad. Se presenta como el software más fácil en el mercado y puede emplearse para tres pilares básicos en una empresa: comercial, proyectos y facturación. La opción comercial genera embudos de venta personalizados y se conecta con el correo electrónico, compenetrándose con el Google Calendar.
A su vez, Billage permite crear una serie de proyectos divididos en distintas tareas. Los directores podrán asignar los empleados encargados de cada tarea y estos se encargarán de registrar los tiempos empleados para cada tarea. Esto facilita la creación de informes, cobros a clientes, tickets, facturas y presupuestos.
Preguntas Frecuentes sobre el Control Horario
Te presentamos las FAQs más frecuentes sobre el control horario de los trabajadores para que no te quede ninguna duda:
1. ¿Es obligatorio implementar un sistema de control horario en mi empresa?
Sí, desde mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados. La nueva ley de 2025 refuerza esta obligación, exigiendo un sistema de registro digital accesible en tiempo real para la Inspección de Trabajo.
2. ¿Qué información debe contener el registro horario?
El registro debe incluir la hora exacta de inicio y fin de la jornada laboral de cada empleado, así como las pausas realizadas. Además, debe conservarse durante al menos cuatro años y estar disponible para los empleados, sus representantes e Inspección de Trabajo.
3. ¿Qué sanciones existen por no cumplir con la normativa de control horario?
Las empresas que no cumplan con la obligación de llevar un registro horario podrán enfrentarse a sanciones económicas que pueden oscilar entre los 751 y los 7.500 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción.
4. ¿Cómo afecta el teletrabajo al control horario?
El teletrabajo no exime a las empresas de llevar un registro horario de sus empleados. Es recomendable utilizar herramientas digitales para garantizar el cumplimiento de la normativa y la gestión eficiente del tiempo de trabajo.
Y tú, ¿qué herramienta de control horario utilizas en tu empresa?
El control horario de los trabajadores es una herramienta clave para garantizar la transparencia y el cumplimiento normativo en las empresas. Con la nueva ley de 2025, es fundamental que las organizaciones adopten sistemas digitales de registro y promuevan una cultura de responsabilidad laboral. Implementar un sistema adecuado no solo evitará sanciones, sino que también contribuirá a mejorar la eficiencia y el bienestar de los empleados.El control horario de los trabajadores es un componente esencial para mantener la transparencia y el cumplimiento normativo dentro de cualquier empresa. La nueva legislación introducida en 2025 exige que las empresas implementen sistemas digitales de registro horario, fomentando así una cultura de responsabilidad y cumplimiento en el ámbito laboral.
Un resumen de los beneficios de la Implementación de un Sistema de Control Horario:
- Prevención de Sanciones: Un sistema de control horario efectivo asegura que la empresa cumpla con las regulaciones laborales, evitando posibles sanciones y multas.
- Mejora de la Eficiencia: Al monitorear las horas trabajadas, la empresa puede identificar áreas de ineficiencia y optimizar los procesos laborales.
- Bienestar de los Empleados: Un sistema de control horario promueve un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal de los empleados, previniendo el exceso de trabajo y fomentando un ambiente de trabajo más positivo.
- Transparencia y Confianza: Un sistema de registro horario claro y accesible fomenta la transparencia entre la empresa y sus empleados, construyendo una relación de confianza y respeto mutuo.
En resumen, la implementación de un sistema de control horario digital y el fomento de una cultura de responsabilidad laboral son pasos cruciales para cualquier empresa que desee cumplir con las normativas, mejorar la eficiencia y promover el bienestar de sus empleados. Al adoptar estas medidas, las empresas no solo evitan sanciones, sino que también construyen un ambiente de trabajo más justo, transparente y productivo.
Si te gustaría conocer más consejos, trucos y guías para la gestión de los trabajadores, te recomendamos echar un vistazo al blog de NeoAttack: ¡subimos contenido actualizado sobre todas las áreas de gestión y marketing de empresas!
